Trámites administrativos: cinco consejos para evitar largos tiempos de espera

Con el inicio del año, la población debe realizar diferentes trámites administrativos que pueden tomar largos tiempos de espera. Ante esta situación, Xania Pantoja De Prada, Gerente Comercial y Co-founder de Zero Q, comparte cinco consejos que ayudarán a evitar demoras innecesarias y agilizarán la gestión de trámites.

• Plataformas digitales: explorar la web de la empresa es clave para obtener información, resolver consultas y acceder a opciones de contacto personalizado. Algunas compañías permiten realizar trámites y seguimientos directamente desde su sitio web.
• Reservar turnos: agendar turnos a través de las páginas web, aplicaciones móviles o incluso mediante WhatsApp es una alternativa organizada que optimiza el tiempo del usuario.
• Chats en línea: los asistentes son una respuesta rápida para consultas simples, una práctica ya adoptada por entidades bancarias y empresas de telefonía para evitar desplazamientos innecesarios.
• Horarios estratégicos: elegir horarios con menor afluencia de personas, evitando las tardes con mayor actividad, contribuye a una experiencia más eficiente en trámites y consultas.
• Autoservicio: ya sea mediante cajas automáticas en centros comerciales o aplicaciones bancarias para transferencias y pagos, así como las compras virtuales, agilizan el proceso y reducen tiempos de espera.

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“Estamos en una etapa de transformación digital, donde la tecnología es el principal aliado para poder optimizar recursos y agilizar procesos. Este largo tiempo de espera genera una mala experiencia en los usuarios y es necesario saber que el 80% de clientes valora más dicha experiencia que el producto o servicio que va a adquirir”, menciona Pantoja.

Implementar el uso de tickets virtuales y la opción de agendamiento, permite a los clientes planificar sus visitas y distribuir la carga de atención de manera más equitativa. Además de ello, se puede complementar con la gestión de filas virtuales.

Asimismo, se debe considerar el uso de otros canales de comunicación como el chat en línea o mensajes de texto, videollamadas para tener un contacto más cercano, reduciendo la necesidad de presencia física. Si se cuenta con varias sedes, se pueden usar herramientas de monitoreo para gestionar de manera eficiente todas las sucursales y anticipar momentos de mayor demanda.

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“Para potenciar tu negocio, es esencial reconocer el valor que tienen tus clientes. La mejora de los tiempos de espera, impulsada por la tecnología, no solo crea una experiencia más satisfactoria para ellos, sino que también proporciona datos valiosos para tomar decisiones estratégicas”, finaliza la experta.