Estrategias para optimizar el costo y la efectividad de la función de Cumplimiento

Hoy más que nunca, los empresarios están tomando muy en serio la responsabilidad de garantizar que desempeñan, de manera adecuada, sus obligaciones legales y regulatorias. Más allá de las sanciones financieras, un error en el cumplimiento puede causar estragos en la reputación e imagen de una organización, en las relaciones con los clientes y, por lo tanto, originar un impacto negativo en sus objetivos de crecimiento y rentabilidad, entre otros.

A través del Estudio Global de Riesgos y Cumplimiento que PwC realizó este año, se logró explorar industrias específicas, recopilando así información sobre el cumplimiento y los desafíos de un amplio espectro de empresas, en cuanto a tamaño, madurez y complejidad. Como resultado de ello, se identificó que, si bien las organizaciones desean optimizar el cumplimiento en términos generales, éstas deberían seguir los mismos principios que aplicarían para administrar un negocio:

Estructura organizacional alineada a la estrategia de cumplimiento

Las estrategias de cumplimiento buscan empoderar a la primera línea de defensa (unidades de negocio), con el fin de que se hagan plenamente responsables del proceso. Paralelamente, existen varias ideas innovadoras sobre estructuras organizacionales; sin embargo, muchas empresas tienen algún tipo de supervisión central o regional de cumplimiento, como los Chief Compliance Officers (CCO).

Del mismo modo, encontramos otra tendencia que consiste en incorporar los recursos de cumplimiento (considerados como la Segunda Línea de Defensa) en las unidades de negocio, donde puedan servir como un punto de conexión y coordinación. Estos los ayudan a enfrentar una mayor responsabilidad por el cumplimiento y los requisitos aplicables; para así implementar iniciativas afines en toda la empresa, de una manera integrada y estandarizada.

Modelo operativo enfocado en costos

Muchos profesionales de la industria acuerdan que el costo de incumplimiento podría ser mucho mayor que el de cumplimiento, al considerar el impacto del mismo en la reputación, el valor de marca, la pérdida de clientes y el daño a la moral interna, entre otros.  Sin embargo, la percepción de los ejecutivos es distinta.

Esto se debe a que la mayoría de empresas actualmente no tiene claramente identificados sus costos de cumplimiento/incumplimiento, ya que estos son integrados a los de las unidades de negocio. Adicionalmente, existen otros costos indirectos como: el tiempo invertido por los responsables del cumplimiento, actualizaciones y mantenimiento del sistema, la resolución de problemas, consolidación de datos, informes y las discusiones de alta gerencia.

Estrategia de talento orientada a futuro

Las compañías de éxito sostenible son aquellas que se centran en la estrategia y la gestión del talento como una de sus principales prioridades. Desarrollar una estrategia de automatización alineada con la visión global de la empresa contribuirá en gran medida a la creación de una organización de cumplimiento sostenible y orientada a la tecnología.

Las preguntas que los oficiales de cumplimiento están explorando incluyen: ¿Qué procesos pueden automatizarse? ¿Qué impacto tendrá la automatización en la estrategia de las personas, específicamente, con respecto a la contratación y la retención del talento? La fuerza de trabajo de cumplimiento del futuro no estará compuesta solo por humanos. En consecuencia, es imperativo que la estrategia de talento considere especialistas con conocimientos básicos y habilidades tecnológicas integradas.

Apoyo en la tecnología

La tecnología respalda gran parte de la innovación que las empresas están emprendiendo. El concepto de Gobierno, Riesgos y Cumplimiento (GRC) está diseñado para ayudar a las empresas a administrar el riesgo de cumplimiento normativo, y en la mayoría de las organizaciones hay oportunidades enormes para capitalizar aún más las inversiones en GRC.

Asimismo, la aplicación de un enfoque de análisis de datos también puede ayudar a las empresas a aprovechar la información para monitorear y priorizar las amenazas, cumplir con las reglamentaciones y administrar las responsabilidades de los informes.

Los criterios para la selección de procesos y actividades que son elegibles para la automatización de robots incluyen la repetitividad de actividades y su capacidad de medición.

Innovación sostenible

Las organizaciones de cumplimiento están descubriendo que pueden reducir la complejidad haciendo un esfuerzo para obtener una mejor comprensión de las prioridades de cada área y proporcionar más orientación a la primera línea sobre cómo cumplir.

Una forma de hacerlo es a través de un marco de cumplimiento integrado, que ayude a simplificar las responsabilidades. De esta manera, las actividades individuales se pueden probar, monitorear y, a la vez, estar vinculadas a una variedad de requerimientos de cumplimiento internos y externos.

Se debe tener en cuenta que el cumplimiento es una obligación de toda empresa, y que su importancia y complejidad solo continuará creciendo. A medida que las organizaciones enfrentan este futuro, hay una gran oportunidad para la gestión del riesgo de cumplimiento. Esta se puede aprovechar simplificando la ejecución y estructurando la función aplicando los principios mencionados, a fin de contar con costos claramente identificados, mejor organización, talento y un mayor uso de la tecnología.

Finalmente, nos queda una pequeña reflexión… ¿será que en temas de cumplimiento debemos seguir el refrán popular de: “…no pensar, sino actuar inmediatamente…”?.