Zoom: recomendaciones para proteger mejor sus reuniones y evitar interrupciones

Zoom se utiliza de muchas maneras: para el trabajo, para reunirse con los amigos, para celebraciones públicas, para aulas virtuales, para sesiones de yoga, entre otros. Sin embargo, si no se toman precauciones, podrían asistir participantes no invitados.

Para ello, la plataforma cuenta con algunas soluciones, como el Zoom Video Webinars, que está diseñada para dar soporte a eventos privados en directo y a petición. Con Zoom Webinars, solo los anfitriones, coanfitriones y panelistas pueden hablar, mostrar vídeos y compartir pantallas. Los anfitriones y coanfitriones también pueden ajustar las funciones de chat y de preguntas y respuestas para asegurarse de que solo determinados contenidos lleguen al público en general.

Sin embargo, independientemente del tipo de solución de Zoom que utilice para su evento, familiarícese con la configuración y las funciones de Zoom para saber cómo proteger su espacio virtual cuando lo necesite. Por ejemplo, la función de sala de espera de Zoom Meetings le ayuda a controlar quién entra y sale de un evento.

Los anfitriones de reuniones pueden personalizar la configuración de la sala de espera e incluso personalizar el mensaje que se ve al llegar a la sala de espera para que los invitados sepan que se encuentran en el lugar correcto. Este mensaje es de gran utilidad para publicar normas o directrices del evento, como por ejemplo las personas a las que va dirigido.

A continuación tres recomendaciones básicas:

Habilite una Sala de espera. Disponga de una vista previa de los participantes que accedan y efectúe la selección de los que vaya a admitir en la reunión. Los anfitriones de reuniones pueden personalizar la configuración de la sala de espera e incluso personalizar el mensaje que se ve al llegar a la sala de espera para que los invitados sepan que se encuentran en el lugar correcto. Este mensaje es de gran utilidad para publicar normas o directrices del evento, como por ejemplo las personas a las que va dirigido.

Mantenga privada la información de la reunión. Evite que haya invitados que se unan a la reunión sin invitación.

Administre el uso compartido de pantalla. Controle quién puede compartir pantalla y en qué momento.

Eliminar participantes no deseados o molestos. Puede eliminar a alguien de la reunión utilizando el icono de Seguridad o el menú Participantes. En el menú Participantes, puede pasar el ratón por el nombre de un participante para que se muestren varias opciones, entre las que se incluye Eliminar.

Permitir que los participantes eliminados vuelvan a unirse. Al eliminar a una persona, esta no puede volver a unirse a la reunión. Pero puede cambiar la configuración para admitir de nuevo a los participantes eliminados, en caso de que haber echado a la persona equivocada.

Desactivar el chat privado. Zoom dispone de un chat durante la reunión, que los participantes pueden utilizar para enviar mensajes a todo el grupo o entre sí en privado. Puede restringir la posibilidad de que los participantes puedan comunicarse por chat mientras se desarrolla el evento y reducir la posibilidad de distracciones.

Haga clic en «Chat» en los controles de la reunión y, a continuación, en la parte inferior de la ventana del chat de grupo de Zoom durante la reunión, haga clic en los tres puntos. Desde ahí, puede alternar entre las opciones para establecer quién puede chatear con quién en la reunión.