Siete de cada 10 empresas creen que la digitalización permite la continuidad del negocio

Sin embargo, en un entorno cada vez más digital existen herramientas que facilitan este proceso; diseñadas para mejorar la gestión documental.

Una encuesta encargada por Adobe reveló que el 72% de los líderes empresariales y de TI creen que los documentos digitales mantienen la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables.

Además, un 56% de ellos, considera que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad.

Darío Llorente, head of Latam Channel Sales en Adobe, dijo a gestion.pe que la modalidad de home office se convirtió en una forma de trabajo permanente y las cifras demuestran que las empresas han comprobado que la transformación digital y la adopción de tecnologías les da la posibilidad de atender a sus clientes, continuar su operación e incluso aumentar su crecimiento, sin importar en donde se encuentren sus colaboradores.

“Por fortuna, la regulación del homeoffice en países como Perú se encuentra en agenda y las organizaciones continúan adaptándose a esta metodología implementando soluciones que no solo les permitan compartir documentos que incorporan firmas electrónicas, colaboración y automatización”, mencionó

¿Cuáles son los procesos más valorados para las empresas? “Me atrevería a decir que la firma digital pues en el último año, la modalidad de home office se convirtió en una forma de trabajo permanente para el 67% de la fuerza laboral en el mundo”, dijo Llorente.

Según un estudio encargado por Adobe a Forrester, el39 % de las empresas consideran que su fuerza laboral continuará teletrabajando la mayor parte del tiempo.

“Este mismo estudio revela que el 72% de los líderes en el sector de servicios financieros consideran que las firmas electrónicas y los flujos de trabajo digitales son fundamentales para la continuidad de los negocios”, resaltó.

Desde su opinión, procesos como la firma digital, mejoran las tasas de ganancia de las empresas que los implementan hasta en un 55% al facilitar el registro de nuevos clientes.

Asimismo, indicó que reducen hasta cuatro veces más el riesgo legal; otorgan una visibilidad del contrato hasta del 8% mayor en todas sus etapas y “mejoran al 13% las experiencias de los usuarios. Sin olvidar que, ahorra tiempos al evitar desplazamientos y evita contraer virus del coronavirus y otras enfermedades por hacer innecesario el contacto con otros”.  “Las firmas electrónicas además transforman los flujos de trabajo de aprobación, permiten el rastreo en tiempo real, facilitan la entrega de documentos en masa, confirman la autenticidad del firmante y crean flujo de trabajos a prueba de errores”, precisó.

Tecnología a la interna

Según Adobe, se ha evidenciado un crecimiento en el uso de Document Cloud, una solución que integra la tecnología PDF de Adobe con las aplicaciones de Acrobat y Adobe Sign y que permite que todos los miembros de una organización compartan, revisen, comenten y editen documentos en tiempo real y a distancia.

“Las empresas de todos los sectores, sus clientes y empleados pueden sacar provecho a las experiencias totalmente digitales”, precisa el ejecutivo.  El estudio realizado evidenció además que los departamentos con mayor uso de esta herramienta son ventas (65%) y marketing (57%), versus áreas de recursos humanos (28%).

En esa línea, Llorente compartió las seis ventajas de contar la documentación en la nube:

·       Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, quedará almacenado en una nube a la que solo usted y las personas a las que des acceso directo pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.

·       Seguridad: solo podrán tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya dado acceso. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos y seguros.

·       Edición desde cualquier dispositivo: con estas plataformas los celulares, tabletas y computadores funcionan perfectamente para editar cualquier documento.

·       No todo el equipo de trabajo necesita la misma solución: no hay problema si necesita que alguien edite un documento o firme digitalmente y no tiene la aplicación. Esta podrá, a través de una contraseña, ingresar de manera sencilla a los documentos a los que des acceso y listo, podrá editarlo, leerlo o firmarlo dependiendo de lo que le permitas hacer.

·       Fusión de documentos: los procesos en una empresa mejorarán sustancialmente al poder integrar documentos editados por personas distintas. Así se evitarán reprocesos como transcribir un documento o perder información sensible o importante.

·       Digitalización: ya no es necesario que algunos de los colaboradores más operativos dediquen horas transcribiendo cada documento. Gracias a Adobe Document Cloud se podrá editar en línea cualquier documento físico y sumarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

Tecnología a la externa

Hoy, el consumidor es digital y las compras online crecen cada vez más. Si aún no tienes presencia en el mundo digital, es importante optar por estas herramientas para llegar a una gran cantidad de potenciales clientes.

Para Thais Gaona, especialista en innovación del Centro de Emprendimiento e Innovación de la Universidad del Pacífico – Emprende UP, usar soluciones tecnológicas les permite a los emprendedores impulsar nuevas estrategias y experiencias tecnológicas centradas en el cliente.

“Es importante tener presencia digital, una forma es a través de plataformas digitales, estas permiten conectar intereses y personas, promoviendo interacciones de valor entre quienes la usan. Las ventajas de hacerlo están directamente asociadas a las demandas del mercado”, precisó.

En esa línea, dijo que innovar es por tanto un factor clave para alejarse de la competencia. “Si no invertimos en innovación, nuestra compañía se irá quedando obsoleta en la medida en la que evoluciona el mercado. Lo que haces hoy puede no funcionar mañana”.

Algunas ventajas de estar presentes digitalmente:

La tecnología aporta las herramientas adecuadas que hacen posible conocer detalladamente a los clientes y futuros consumidores.

Los datos confiables son una vía rápida para generar valor y obtener información valiosa. Las operaciones de una empresa requerirán plataformas de análisis de datos donde los datos sean confiables, consistentes, seguros y listos para usar en tiempo real.

Agiliza la comunicación: Los emprendedores tienen la oportunidad de realizar de manera efectiva la comunicación con distintos grupos o públicos. Las diferentes plataformas o aplicaciones en el mundo digital facilitarán el proceso a través de mensajes instantáneos, llamadas, videollamadas y conferencias.

La tecnología ayuda a reducir gastos: La implementación de herramientas tecnológicas no solo permite la satisfacción de los clientes, sino también beneficia al emprendimiento en cuanto a su inversión, ya que ayuda a disminuir sus gastos.

“Por ejemplo, puedes realizar tus ventas a través de canales digitales y hacer las entregas a través de servicios de delivery. Lo importante es darle un uso efectivo a la tecnología y sigas el ritmo de las nuevas tendencias para así adaptarse a esta nueva normalidad donde las compras por internet han llegado para quedarse”, sostuvo Gaona.

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