Escribe: Jaime Cuzquén, Associate Partner del Área Laboral de EY Perú
Es indudable que, en los últimos años, la Sunafil ha desarrollado un esfuerzo importante para digitalizar su función. Así pues, a través del uso de aplicaciones digitales se pueden presentar denuncias, conocer el estado del expediente, denunciar actos de corrupción de funcionarios, realizar consultas en general y, desde luego, acceder a la casilla electrónica para desarrollar actuaciones y participar en procedimientos administrativos de competencia de dicha autoridad.
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Sobre la casilla electrónica, es importante recordar que se trata del medio oficial a través del cual las autoridades competentes se comunicarán con los administrados. En ese sentido, para estos últimos es relevante: i) designar a los usuarios responsables de recibir las notificaciones por correo electrónico y mensaje de texto; ii) reemplazar a los usuarios responsables si termina la relación laboral, o si se suspende la misma con ocasión de vacaciones, licencias, incapacidad temporal, entre otros; iii) revisar constantemente la casilla, a fin de identificar el objetivo de la comunicación; iv) reportar internamente las acciones a realizar para responder la comunicación; y v) definir la posición de la compañía y preparar las evidencias para acreditar el cumplimiento, de ser el caso.
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Como suele ocurrir en la mayoría de los casos, las comunicaciones de Sunafil —ya sea que se trate de cartas inductivas, disuasivas o de actuaciones dentro de un procedimiento de investigación y sancionador— conllevan plazos muy cortos en los cuales las empresas inspeccionadas deberán contestar lo requerido. Las consecuencias de no contestar o no hacerlo oportunamente, así como de presentar información parcial o inconsistente, pueden generar la imputación de infracciones muy graves contra la labor inspectiva, lo que podría generar multas de hasta S/ 281,035.50, según el número de trabajadores que se considere afectados.
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El reto de las compañías es gestionar adecuadamente la casilla electrónica para no caer en supuestos de sanción y para tener el tiempo adecuado para desarrollar la estrategia de defensa que permita acreditar el cumplimiento. Asimismo, es un reto constante contar con responsables internos que tengan las habilidades necesarias para cumplir con las funciones antes descritas.
Es relevante indicar que, desde la primera comunicación de la autoridad, es posible identificar si se trata de una denuncia o de un acto de oficio; así como determinar la materia que se investigará, el funcionario a cargo, el plazo que se otorga, la documentación requerida, el periodo a investigar, entre otros.
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Tercerizar el proceso siempre es una opción, sobre todo en el caso de compañías con operaciones a nivel nacional, con continuas fiscalizaciones, o sin áreas internas que tengan personal encargado de la revisión de la casilla electrónica. Es importante tener en cuenta que la revisión de, por lo menos, dos veces al día de la casilla es el estándar más preventivo, así como contar con un procedimiento interno que permita a las personas responsables tener conocimiento inmediato de lo notificado, a fin de tomar acciones.
Los plazos de investigación que tienen los inspectores son, desafortunadamente, muy cortos: para un accidente fatal es de 10 días hábiles, prorrogables; para despido arbitrario, hasta 6 días hábiles; para otras materias es de hasta 30 días hábiles, prorrogables. Dentro de los plazos mencionados se requerirá información que debe ser entregada entre 3 y 5 días hábiles. Las empresas suelen hacer esfuerzos denodados con los pocos recursos que tienen a fin de atender los requerimientos.
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La complejidad de los asuntos investigados debe llamar a la reflexión para que la autoridad, así como ha digitalizado muchas de sus funciones y ha implementado la casilla electrónica como medio de comunicación oficial, impulse los cambios normativos necesarios para que en algunos casos —como las investigaciones de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, seguridad y salud en el trabajo en general, desnaturalización de contratos y procesos de tercerización, libertad sindical, discriminación salarial, entre otros— las actuaciones no solo sean digitales, sino también presenciales, y que los plazos de investigación sean razonables en función a la complejidad del asunto. De lo contrario, la autoridad hará un esfuerzo insuficiente y ello terminará afectando el debido procedimiento.
