Lo que el coronavirus no se llevó

Hay sucesos que marcan un antes y un después en una época. Sin lugar a dudas, el COVID-19 es un ejemplo contundente al respecto.

Pero, en los últimos años, hemos sido testigos (quizás como nunca antes) de varios de ellos: cataclismos climáticos, disrupciones tecnológicas, crisis sociales, políticas, migratorias y económicas, actos terroristas y guerras, entre otros. La pandemia vino a engrosar esta larga lista con dos particularidades: fue imprevista y fue global.

Este entorno volátil, incierto, frágil, complejo y ambiguo ha sido denominado VUCA (por su acrónimo en inglés). Creado originalmente para describir condiciones y situaciones militares, con el tiempo fue adoptado en el campo de la estrategia corporativa. En este ámbito se trata de adquirir un conjunto de habilidades acerca de anticipación, evolución e intervención .

Entonces, ¿aprendimos algo de este cimbronazo?

La pandemia de COVID-19 nos enseñó que podemos trabajar de una manera diferente –en cualquier momento, desde cualquier lugar y, a veces, hasta con mayor productividad– aunque, claramente, algunas actividades perdieron su efectividad: las negociaciones delicadas, la toma de decisiones críticas, los brainstormings y los feedbacks, por nombrar solo algunos.

Aprendimos a desarrollar nuevos hábitos y destrezas, pero también se crearon nuevas expectativas. Porque lo cierto es que el trabajo remoto trajo muchas cosas buenas bajo el brazo tanto para las personas (flexibilidad horaria, mejor balance entre el trabajo y la vida personal, ahorros en viajes, comida y ropa, etc.) como para las empresas (la posibilidad de reducir la superficie de las oficinas con el consiguiente ahorro en metros y en huella de carbono, junto con el potencial de captar talento deslocalizado). Pero esta nueva forma de trabajo también tuvo su lado B: una jornada laboral más larga y mayor estrés, aislamiento social, angustia y la fantasía de disponibilidad 24x7.

Esta inesperada realidad requiere múltiples herramientas: visión de futuro para encarar la volatilidad, colaborar para minimizar la incertidumbre, claridad para tomar las mejores decisiones frente a la complejidad y agilidad para contrarrestar la ambigüedad.

Sin duda, las empresas deben capitalizar esta experiencia. El espacio de trabajo pos-COVID no puede ofrecer a sus colaboradores simplemente una versión más segura de la vieja oficina, con más distanciamiento físico, nuevos protocolos de uso, mayor higiene y mejor conectividad; es preciso repensar el diseño desde su concepto.

Diseño holístico y centrado en las personas

El espacio físico tiene la facultad de materializar el ADN de las organizaciones y no debe entenderse solo como una caja neutra cuya única función consiste en contener escritorios. Cuando está bien diseñado, el espacio de trabajo es una poderosa herramienta de gestión capaz de sacar lo mejor de cada uno de nosotros.

Dado que los seres humanos compartimos un deseo de conexión, de identidad colectiva, de formar parte de algo más grande que nosotros mismos, es que persiste la intensa necesidad de interacción social de la que las largas cuarentenas nos han privado. No es casual, entonces, que las encuestas de los últimos tiempos coincidan en mostrar que la mayor parte de los entrevistados prefieren volver a la oficina (aunque con distinta modalidad que antes de la pandemia).

Esto también demuestra que la oficina seguirá existiendo porque “ir a la oficina” nunca ha sido solo una cuestión de trabajo; también representa la oportunidad de establecer relaciones, de crear comunidad y sentido de pertenencia. Y, si bien es cierto que durante la cuarentena comprobamos que el trabajo se puede hacer de forma remota, algunos aspectos tales como la construcción de relaciones, la socialización y la consolidación de una cultura organizacional robusta se realizan mejor de manera presencial.

Esto genera entre los equipos y las personas el efecto de las “Seis CO”: compromiso, cooperación, confianza, coaching, cocreación y conocimiento.

Lo cierto es que cualquier intento de desarrollar un nuevo espacio de trabajo necesita empezar por una investigación acerca de los hábitos del staff y sus expectativas, del flujo de trabajo, de la cultura organizacional y de los objetivos de la corporación.

La nueva oficina deberá, entonces, diseñarse con un enfoque holístico centrado en las personas: su mente, su cuerpo y su alma. Esto implica considerar la cognición, el bienestar y las emociones de los colaboradores, una jerarquía de objetivos que coloca el propósito en la parte superior de la pirámide junto con una comprensión de sus necesidades, deseos y experiencias en la base de la misma.

Pero, para que el diseño sea verdaderamente holístico no solo debe tomar en cuenta las cuestiones subjetivas, emocionales, funcionales, psicológicas o fisiológicas; también debe considerar las variables sociales, económicas, ambientales, tecnológicas, y urbanísticas. La falta de esta visión integral –el hecho de que formamos parte de un todo indivisible– es la causa de gran parte de nuestros males (y no solo en este caso).

Para eso, será necesario un exhaustivo análisis a partir de numerosas perspectivas que abarquen desde la psicología ambiental, la biología evolutiva, la psicología y la antropología hasta la ecología y el impacto ambiental. Pero, principalmente, será indispensable alinear los intereses y necesidades de las personas con los objetivos de la organización.

La antropología del espacio

La antropología del espacio es una disciplina que estudia las diversas formas en que los grupos humanos comprenden y hacen suyo el espacio que habitan, junto con el impacto que éste tiene sobre la vida cotidiana. La interpretación del espacio que surge de la investigación antropológica se basa en el estudio de las personas in situ, lo cual produce resultados más ricos y diversos. Además, esta disciplina concibe la relación de los individuos con su entorno de manera holística, como un sistema de vínculos interdependientes que se mantiene más o menos en equilibrio. Este abordaje puede resultar muy útil a la hora de darle sentido y materialidad a las nuevas necesidades y expectativas de la fuerza laboral en esta era pospandemia.

Lo cierto es que ni el espacio es un contenedor abstracto y pasivo de la actividad humana, ni nuestra experiencia dentro del espacio es natural o neutra; esto afirmaba el filósofo francés Henri Lefebvre a mediados de los 70[1]. El espacio, por el contrario, es el resultado de la acción social: de las prácticas, relaciones, experiencias, conversaciones, recuerdos, sentimientos, acciones y escenas que allí se desarrollan y que le transmiten significados particulares. Pero, a su vez, el propio espacio es parte de todas estas instancias. Una mirada que, sin duda, debemos incorporar a la hora de diseñar un espacio de trabajo.

Por esa misma época, el urbanista y sociólogo estadounidense William H. Whyte comenzaba una investigación empírica sobre el uso del espacio público en la ciudad de Nueva York (parques, plazas y otros lugares de uso social) tratando de establecer por qué algunos funcionaban bien para las personas y otros no[2]. Sus métodos de estudio incluían fotografías a intervalos regulares, entrevistas y observación directa de los usuarios.

Eventualmente, William Whyte y su colega Fred Kent fundaron “Project for Public Spaces”, una organización sin fines de lucro que ha mantenido el legado y la vigencia de los resultados de la investigación desde 1975, y que hoy lleva diseñados más de 2.500 proyectos en cuarenta países.

Whyte y su equipo observaron y analizaron las interacciones y comportamientos de las personas en diversos espacios públicos identificando varios factores clave en aquellos que mejor funcionaban como lugares de reunión: líneas de visión claras (si la gente no ve un espacio no lo usará); sillas móviles que brindan opciones más flexibles que el equipamiento fijo; bancos, rellanos y escalones con las proporciones adecuadas para sentarse en distintas posiciones; temperatura agradable, luz natural y ausencia de corrientes de aire; vegetación y agua en movimiento; bares con sillas y mesas, y un efecto al que Whyte denomina “triangulación”, el cual consiste en la inclusión de algún estímulo externo capaz de brindar a las personas una excusa para relacionarse. El estímulo puede ser un objeto físico o una vista pero, según Whyte, la escultura puede tener fuertes efectos sociales.

En definitiva, el análisis concluye que la forma en que las personas usan un espacio es un claro reflejo de sus expectativas. Los lugares preferidos, los más felices, están caracterizados por una mayor densidad (lo que más atrae a la gente, al parecer, es la propia gente) y por un uso muy eficiente del espacio y sus recursos.

Extrapolando estos conceptos podemos decir que el espacio de trabajo es a la organización lo que el espacio público es a la ciudad, y los colaboradores son los ciudadanos.

Características de los nuevos espacios de trabajo

Si bien cada organización debe encontrar su propia fórmula, de acuerdo con nuestra experiencia basada en decenas de casos podemos adelantar los ingredientes que no deberán faltar a la hora de definir esta receta magistral .

Hoy, estas son las características que serán relevantes en el rumbo que tomará la oficina del futuro:

1/ Flexibles y modulares: los nuevos espacios deberán contar con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios y, al mismo tiempo, organizarse en función de las actividades y no de las jerarquías. Los organigramas y los planes de negocios pueden cambiar muchas veces, pero las actividades que se desarrollan en la oficina se repiten (trabajo individual, llamadas telefónicas, trabajo de concentración, conversaciones privadas, reuniones programadas, reuniones espontáneas, break, capacitación, etc).

2/ Eje del trabajo colaborativo: si podemos trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar la oficina deberá ser el ámbito por excelencia para el trabajo colaborativo. Será un “espacio cultural”, apto para socializar y facilitar las conexiones, el aprendizaje y la cooperación entre los trabajadores.

3/ Saludables y seguros: de acuerdo con la evidencia científica, sabemos que la oficina para una fuerza de trabajo saludable debe propiciar el uso de la luz natural para mantener los ritmos biológicos, permitir las vistas al exterior cuando sea posible, cuidar la calidad del aire interior, garantizar una buena alimentación e hidratación de los colaboradores, brindar ergonomía y ofrecer la posibilidad de trabajar sentado o de pie junto con la posibilidad de hacer ejercicio físico para recuperar la participación de todo el cuerpo. Una elección cuidadosa de las formas, colores y texturas también mejorará la experiencia de los usuarios.

4/ Integrados con la tecnología: para integrar la oficina física y la oficina virtual será indispensable facilitar el trabajo remoto a través de la tecnología. La nueva normalidad consistirá en conectar personas en lugar de conectar lugares o escritorios.

5/ Adaptados a un modelo híbrido: dado que hoy es posible trabajar tanto en la oficina o en la casa como en terceros espacios (espacios de coworking, oficinas satélite, cafés, etc.) con un nivel de experiencia y productividad muy satisfactorios, el ecosistema de trabajo híbrido se perfila como el mejor modelo para la oficina pos-COVID.

6/ Sustentables: con la adopción de prácticas más responsables (uso eficiente del agua y la energía, aprovechamiento de la luz natural, políticas paperless, etc.) se podrá minimizar el impacto del entorno construido sobre el medio ambiente. Si a esto le sumamos que una parte de la fuerza laboral puede realizar sus tareas de manera remota, se podrán evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución ambiental. Todo esto sumado a que muchas empresas no tendrán que aumentar la superficie necesaria para sus operaciones.

7/ Con nuevas métricas: en esta instancia será necesario dejar de medir el espacio de trabajo de acuerdo con los costos y la densidad de ocupación. En su lugar, es preferible utilizar KPI’s que consideren la productividad, la innovación y la retención y captación de talento junto con la felicidad del staff.

Una receta infalible para convertir el lugar de trabajo en un espacio lleno de energía, camaradería y sinergias.

[1] LEFEBVRE, H. (1974): “La producción del espacio”.

[2] WHYTE, W. H. (1980): “The Social Life of Small Urban Spaces”.