Cuatro tareas fáciles de automatizar en el trabajo

La automatización en el trabajo se basa en utilizar sistemas tecnológicos que puedan llevar a cabo tareas repetitivas o predecibles, sin la intervención directa de una persona. Aquí menciono cuatro escenarios de automatización básica y de procesos, que cualquier colaborador podría realizar con herramientas que no necesitan de programación (no-code tools):

Digitalización y recopilación de información. Es la data que se recopila de manera física y que luego las personas ingresan a un documento digital. Por ejemplo, cuando un enfermero hace la ronda en hospitales y empieza a recopilar la información en papel o en su celular, para luego pasarlo a un excel y enviar todo por correo al finalizar la semana. Ahora, si es que los datos se pudieran registrar desde el origen, es decir, mientras hace las rondas, esta sería la diferencia de horas dedicadas al mes:

Sin automatización: 30 horas // Con automatización: 10 horas.

Herramientas: Forms, Typeform, Power Apps, Excel, Google Sheets

Creación de reportes automáticos y tableros de información. Todos los meses se crean los mismos reportes, cruzando distintas fuentes de datos, diseñando gráficos y presentaciones. Por ejemplo, el equipo de operaciones de una minera tenía que mantener informado del avance de proyectos a los líderes de la organización, por lo que todas las semanas recopilaba y procesaba data para finalmente armar los informes personalizados. Si las fuentes de datos se pudieran conectar directamente a un tablero, haciendo el cruce de datos entre ellas de manera automática, y actualizando la información en tiempo real, esta sería la diferencia de horas dedicadas al mes:

Sin automatización: 32 horas // Con automatización: 8 horas.

Herramientas: Looker Studio, Power BI.

Compartir y disponibilizar información de manera amigable. Muchas veces se tiene la información digitalizada; sin embargo, está desorganizada, no es interactiva y tampoco es amigable. Esto genera un ida y vuelta de preguntas y envío de información por distintos canales, donde tanto la persona que necesita la información, como quien la brinda, pierden el tiempo. Por ejemplo, cuando en el equipo de operaciones ingresa a un excel enorme para buscar solo ciertas filas que debe actualizar, pero no puede filtrar porque hay personas utilizando el documento, y termina enviándolo por correo. Esto se resuelve con tablas o listas inteligentes que solo enseñen la información filtrada por el usuario que ingresa. La diferencia de horas dedicas al mes sería:

Sin automatización: 20 horas // Con automatización: 1 hora.

Herramientas: Coda.io, Notion, Sharepoint, Microsoft Lists

Flujos automáticos de notificaciones o aprobaciones. Una de las tareas más comunes es hacer seguimiento, enviar recordatorios de fechas límites, o pedir aprobaciones y/o comentarios y darle seguimiento a un flujo. Por ejemplo, en el equipo de Recursos Humanos se pueden tomar hasta 8 horas semanales hacer seguimiento y coordinaciones a nuevos postulantes, cuando en realidad es un proceso que podría ser fácilmente automatizado. La diferencia de horas dedicadas al mes:

Sin automatización: 32 horas // Con automatización: 1.2 horas.

Herramientas: Power Automate, Zapier.

Si un trabajador hubiera automatizado estos 4 escenarios en su trabajo, esto se resumiría en un ahorro aproximado de 1,125 horas anuales, equivalente a US$ 11,250 al año (pensando en que gana US$ 10 la hora). Pero el ahorro y tiempo no son las únicas ventajas de la automatización, dado que también:

• Reduce errores humanos. Cuando se empieza a automatizar, se pueden conectar datos con una base central que evite pedir información que ya se tiene o hacer cálculos que podría hacer una máquina, por lo que el error humano se reduce.
• Aumenta la productividad. Si las tareas repetitivas se automatizan, las personas tendrían más tiempo para hacer cosas de mayor valor.
• Aumenta la satisfacción de los colaboradores. Un estudio de Salesforce indicó que el 84% de los colaboradores estaban más satisfechos con sus compañías al haber aplicado automatización en su trabajo.
• Mejora el flujo de trabajo. Las herramientas de automatización ayudan a crear y completar el trabajo de manera más rápida y eficiente. Eliminando demoras en el flujo en general, donde las tareas necesitan completarse antes de continuar con la secuencia.

¿Cómo empezar?

Democratizando las herramientas digitales necesarias para ello, como las que no necesitan código (no-code), y que con una interfaz visual simple cualquier usuario puede utilizar. Las empresas nunca tendrán la capacidad de desarrollo de software que requieren si solo se apoyan en el área de sistemas, por lo que hay que brindarle a todos los colaboradores la oportunidad de poder resolver sus propias problemáticas y desarrollar productos digitales que cubran exactamente sus necesidades.