Cofundadora de Kaudal
Los grandes avances suceden cuando hay problemas crecientes y desatendidos y aparece una nueva forma de resolverlos, más fácil y atractiva que las anteriores. Eso está próximo a suceder con la productividad y la automatización en LATAM.
La percepción que tiene la mayoría de las personas sobre la automatización es una percepción anticuada y limitada. Muchos siguen viendo la automatización como algo robótico, tecnológico e intimidante, que unos pocos deciden a puerta cerrada y luego aparecen los robots que reemplazan a los empleados. Pero esta percepción de la automatización, negativa para las personas y limitada en su alcance, está lejos de representar a toda la realidad.
Primero diferenciemos dos grandes casos: la automatización física, donde interviene principalmente un hardware visible, que toma ciertas tareas (ej. robots o máquinas en una planta) y la automatización administrativa, donde interviene principalmente un software que puede estar en la computadora o en la nube. En esta columna me voy a centrar en el 2do caso, donde tengo más experiencia.
La automatización administrativa existe desde hace años, desde las calculadoras, las grandes computadoras, luego el boom de las computadores personales en los años 80, luego el boom del internet a finales de los 90 y más recientemente, la migración a la nube, el trabajo remoto producto de la pandemia y el boom de IA generativa donde ahora nos encontramos. En cada ola, descubrimos que podemos hacer más y más rápido sentados en nuestro escritorio o en el celular que caminando o viajando con papeles de un lado a otro, lo cual genera otros efectos secundarios en nuestro cuerpo y en nuestras relaciones que no tengo espacio de cubrir en esta columna.
La automatización hoy en día ya no se trata tanto de pasar a digital lo que está en papel, sino de migrar a la nube, y a mejores sistemas, lo que tenemos en nuestra computadora o en sistemas arcaicos, automatizando acciones repetitivas que ahora pueden viajar por el internet de un lugar digital a otro. Como respuesta parcial a esta oportunidad, han surgido en los últimos años softwares especializados en automatización de procesos, los famosos RPAs, que suelen ser instalados por el equipo de Tecnología (TI) o por un segundo equipo central enfocado en Automatización de Procesos. El problema con estos RPAs es que son de alta complejidad y elevado costo. Solo los puede gestionar el 1% de la fuerza laboral que sabe programar y solo vale la pena usarlos en los procesos centrales de la compañía (ej. manejo de inventarios, pago de nómina o gestión de las ventas). Los RPAs vienen a automatizar procesos que antes se ejecutaban por medio de ERPs o softwares propios. Incluso ERPs como SAP empiezan a ofrecer RPAs dentro de sus servicios, pues se han dado cuenta que hasta el 2021 era el tipo de software empresarial con más crecimiento (20% año tras año, según el mismo SAP).
¿Pero qué pasa con todo lo automatizable en una empresa que no justifica el uso de RPAs o la intervención del equipo central de tecnología?
En Kaudal hemos recolectado datos de más de 3000 personas de más de 100 empresas y hemos descubierto que invierten un tercio de su tiempo en tareas que podrían automatizar. Son tareas tan sencillas, pero improductivas, como “copiar y pegar datos a mano”, que 83% de las personas lo hacen y les quita 10 hrs/mes en promedio. Otro tarea común es “buscar y analizar información externa” que 55% de las personas lo hacen y les quita 8 hrs/mes. Así existen muchas otras tareas que en su descripción general se parecen, pero que difieren en cada caso, pues no son los mismos datos los que copia y pega María en su rol de finanzas, que los que copia y pega Juan en su rol de recursos humanos por ejemplo.
Aquí es donde surge la necesidad de empoderar a todos los colaboradores para que sepan identificar qué tareas pueden automatizar en su trabajo y qué herramientas pueden utilizar. Existen miles de herramientas no-code (que no requieren de programación) y de IA generativa (donde se pueden hacer solicitudes en lenguaje humano) que personas bien entrenadas pueden usar para automatizar parte de su trabajo. Incluso existen varias de estas herramientas dentro de la suites de Microsoft y Google, muchas veces ya pagadas y subutilizadas en las empresas. Cientos de veces he visto personas sin perfil tecnológico que aprenden a usarlas. Una de ellas es Cindy de Tottus, quien usó la no-code App Sheet de Google para automatizar revisiones de productos en tienda y notificaciones de vencimiento. Otro gran ejemplo es Angel de Mi Banco, quien dejó de usar un Excel común para enviar inteligencia de clientes a sus vendedores en campo y ahora lo hace con un app que él creó en Power Apps de Microsoft, que automáticamente le muestra a cada vendedor solo la información que necesita ver.
Esta es la nueva tendencia hacia donde veo evolucionar el futuro de la automatización. Una automatización descentralizada, donde muchas personas tengan influencia de qué automatizar en su trabajo y puedan usar herramientas cada vez más potentes y sencillas. Seguirá existiendo un equipo central que lidere la automatización de lo más complejo, mientras supervisa como las demás personas automatizan lo más simple, siendo responsables de identificar ineficiencias en su trabajo y aprendiendo a usar herramientas no-code y de IA disponibles en la suite de su empresa, para automatizarlas. En Kaudal a estas personas las llamamos Automators y serán el talento clave que las empresas buscarán formar y retener para avanzar en su transformación digital, porque no importa el rol que desempeñen, podrán hacerlo de forma más eficiente y automatizada con las mejores herramientas digitales disponibles.
