Siete tips para mejorar la administración de su tiempo

Como ha dicho Warren Buffet, “el tiempo es dinero”. El tiempo es un bien del que todos queremos más, pero nunca logramos obtener suficiente. Sin embargo, con algunos tips útiles, puedes mejorar fácilmente tu administración de tiempo. Saber cómo usas las horas del día ayuda a maximizar tu productividad y te brinda más tiempo para descansar y relajarte.

Aunque todos trabajamos durante las mismas 24 horas, existen formas sencillas de hacer que cada día se sienta más satisfactorio. Implica deshacerse de las cosas que nos hacen perder el tiempo y centrarse en las que lo aprovechan al máximo, según Entrepreneur.

¿No estás seguro por dónde empezar o necesitas un shot de motivación? Aquí hay siete consejos que te ayudarán a ir en la dirección correcta.

1. Crea una rutina

Incluso si tu estilo de vida requiere un horario ligeramente diferente todos los días, aún hay partes de una rutina regular que pueden ayudarte a sentirte bien al optimizar tu tiempo. Comenzar el día con un entrenamiento, un desayuno saludable, escribir un diario o meditar puede hacer que tu cerebro entre en modo de productividad.

Del mismo modo, crear una rutina de relajación cocinando una buena cena o tomando un largo baño también puede convertirse en parte de tu agenda diaria que marca el final del día. Implementar hábitos saludables proporciona una base que te permite sentirte más consciente respecto a tu tiempo.

2. Prioriza actividades

Tómate de 10 a 20 minutos al final de cada día para prepararte para la mañana siguiente. Haz una lista comenzando con las tres principales cosas que deseas lograr cada día, luego prioriza el resto de tus tareas en orden de importancia.

Por supuesto, hay momentos inesperados que no se pueden prever, pero establecer un tiempo de planificación te ayuda a tener un foco central al cual volver cuando sientes que te jalan en varias direcciones. La administración de tiempo se trata de eficiencia y eficacia. Si bien a todos nos gustaría hacer todo lo posible, tener demasiadas tareas puede hacernos sentir dispersos y rezagados todo el día.

3. Evalúa tus horas de máxima productividad

Tómate un tiempo para evaluar tus horas de máxima productividad. No todo el mundo funciona en el mismo horario de 9 a 5. Hay momentos del día que se sienten más productivos para unos que para otros. ¿Sientes que estás en tu mejor momento a media mañana? Entonces, programa sus tareas más abrumadoras a esa hora, cuando tengas la energía y el enfoque para prestarles la debida atención. Deja las tareas más fáciles o informales para la tarde o dedica ese tiempo a planificar, hacer estrategia, relajarte o pasar tiempo con la familia.

Conocer los momentos del día en que tu energía está en su punto más alto, limitará las ‘pérdidas de tiempo’ que experimentas. Empieza a cambiar lentamente tu horario según tus horas de máxima productividad y evalúa cómo te sientes con los cambios. ¿Te sientes más concentrado? ¿Estás progresando mejor en tus metas?

4. Optimiza la tecnología

Los calendarios en línea, los temporizadores digitales y las apps para el celular pueden ayudarte a seguir en el camino. Google Calendar es una práctica herramienta de planeación que te permite ordenar por colores y configurar notificaciones para recordar de reuniones y fechas límite de proyectos. Además, Toggl Track es una aplicación gratuita de gestión del tiempo (hasta para cinco usuarios). Te permite rastrear el tiempo que dedicas a tus tareas y hacer reportes que te mostrarán en qué pasas la mayor parte del tiempo.

Las aplicaciones también pueden ayudar si quieres limitar la pérdida de tiempo. Si te distraes fácilmente con las redes sociales, es posible que se te vaya el tiempo ahí sin que te des cuenta. Esto también se aplica a las tareas del hogar si haces home office, o en largas conversaciones con tus colegas si está en la oficina. Identifica las distracciones que más te afectan y limita el tiempo que les dedicas.

Además, las herramientas de gestión de proyectos online como Trello y Basecamp pueden darte una visión general de todas tus tareas y plazos. Ten en mente que estas herramientas no solo sirven para trabajar. Son muy útiles para administrar tu tiempo y cumplir con otros objetivos, como escribir un libro, entrenar para un maratón o incluso sincronizar los horarios familiares. Cuando se usa con un propósito, la tecnología puede ser excelente para mejorar la administración de tiempo.

5. Encuentra tu propio ritmo

Aunque existen herramientas y aplicaciones en línea para ayudar con el seguimiento del tiempo, a veces hacer una lista con lápiz y papel funciona igual de bien. Yo hago una lista en papel de todas las cosas que necesito hacer y tacho cada tarea una vez que la cumplo.

Además, hay días en que debemos priorizar la vida familiar, mientras que otros días requieren que pongamos nuestra carrera por delante. No hay un solo camino a seguir para todos. El objetivo es establecer un sistema que te permita encontrar tu propio ritmo.

6. Evita las interrupciones

Las interrupciones nos quitan tiempo valioso y hacen dificil que todo fluya. Evitarlas te ayudará a administrar mejor tu tiempo y permanecer ‘en la zona’. Busca un espacio tranquilo o invierte en unos audífonos con cancelación de ruido, para bloqueat los sonidos de fondo e indicar a demás que no quieres que te interrumpan.

Pon tu teléfono en modo avión o colócalo en otra habitación para evitar mirar las notificaciones. Cierra todas las pestañas de tu computadora que no estés usando activamente, ya que los chats, los correos electrónicos y los avisos entrantes son pequeñas interrupciones que terminan quitándote más tiempo del que piensas.

7. Bloquea tu tiempo

En teoría, planificar tu día hora por hora parecería ayudar a manejar tu tiempo, pero es más probable que te deje abrumado y, finalmente, agotado. Después de todo, las reuniones se prolongan, las interrupciones son inevitables y las tareas pueden llevar más tiempo del esperado. Sin embargo, el bloqueo de tiempo es una estrategia que te permite ahorrar varias horas en bloques de tiempo para completar tu lista de tareas diarias.

Por ejemplo, reserva un bloque de horas en la mañana para hacer ejercicio, revisar y responder correos electrónicos, y tener reuniones. Reserva otro bloque de tiempo para concentrarte en el trabajo que requiere completa concentración, como escribir, planificar, investigar o lo que eso implique para ti. Este sistema también es útil para asegurarte de tomar descansos y practicar el cuidado personal. Organizar tus deberes diarios en categorías por bloques de tiempo establecidos, te permite centrar completamente tu atención en algunas cosas a la vez, en lugar de tratar de hacr todo al mismo tiempo.

Mejorar la administración de tiempo comienza con implementar hábitos diarios encaminados a lograr un cambio que impacte. Si sigues estos consejos, puedes generar una sensación de estructura y examinar dónde estás gastando tu tiempo, para saber dónde hacer los recortes que, en última instancia, agregan más a tu vida.