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La Corte Suprema resolvió una casación laboral en el que se determinó que los trabajadores podrán cobrar sus horas extra más allá de los cincos años si logran demostrarlo ante el órgano judicial. Actualmente la norma establece que la empresa no estaba obligada a conservar información de asistencia de un trabajador para calcular el pago de horas extras, trabajo en domingos y feriados luego de los cinco años
La casación laboral (Nº 3081-2022), estableció que aunque el empleador tiene la obligación de registrar el trabajo en sobretiempo, la falta de conservación de estos registros más allá del periodo obligatorio de cinco años no puede ser utilizada en contra del empleador. La normativa no exige mantener los registros más allá de ese periodo.
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Casación laboral de horas extra
El demandante había solicitado judicialmente el reintegro de diversas compensaciones, incluyendo horas extras, trabajo en domingos y feriados, que supuestamente no le habían sido pagadas durante su empleo.
En primera y segunda instancia, las cortes habían declarado parcialmente fundada la demanda, ordenando a la empresa pagar una suma significativa por varios conceptos. Sin embargo, la empresa interpuso un recurso de casación, alegando la incorrecta aplicación de varias normativas laborales, especialmente en lo referente a la conservación de registros de asistencia. La empresa argumentó que, según la normativa vigente, no estaba obligada a conservar los registros de asistencia más allá de cinco años.
La Corte falló a favor de la empresa, declarando fundado el recurso de casación. Determinó que la empresa no estaba obligada a pagar por horas extras, trabajo en domingos y feriados tras cinco años, debido a la falta de registros de asistencia.
Concluyó que la presunción judicial aplicada por las instancias inferiores no era apropiada en ausencia de estos registros y que el demandante no proporcionó pruebas suficientes para respaldar sus pretensiones para ese periodo. Por lo tanto, ordenó una nueva liquidación que excluyera esos pagos.
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Reclamo de horas extra a destiempo
Alicia Jiménez, asociada principal de PPU, mencionó que es frecuente que los trabajadores esperen al término de su relación laboral para hacer reclamos relacionados con horas extras u otros conceptos laborales. Según Jiménez, este comportamiento se debe a que la prescripción para el reclamo de estos conceptos se extiende hasta cuatro años después del cese del vínculo laboral.
La especialista afirmó que, los trabajadores suelen aprovechar este periodo para revisar y reclamar por conceptos acumulados durante toda su relación laboral, especialmente cuando esta ha sido prolongada. Esto incluye periodos muy antiguos, lo que puede generar complicaciones para las empresas, ya que deben mantener la documentación pertinente durante cinco años.
Después de este periodo, la documentación puede ser desechada, lo que puede dificultar la defensa de las empresas en caso de un reclamo tardío.
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¿Qué pasa después de 5 años con el registro de asistencia?
La legislación peruana establece que la información sobre horas extra y documentos laborales debe mantenerse por cinco años desde la fecha del pago o la realización del trabajo. “Las empresas tienen la obligación de mantener esta documentación por cinco años; pasado ese tiempo, ya no hay obligación de conservarla y se aplica una presunción a favor del trabajador si la empresa no presenta los documentos”, explicó César Puntriano, socio principal del Estudio Muñiz
Sin embargo, la presunción no genera automáticamente el derecho y la obligación, como aclaró Alicia Jiménez. “La presunción no exime al trabajador de la carga de la prueba. El trabajador debe demostrar por otros medios, como registros de asistencia firmados por el trabajador, controles de seguridad del edificio que registren ingresos y salidas, correos electrónicos, memorandos, o incluso videos de cámaras de seguridad, que efectivamente realizó horas extras. Sin embargo, para periodos muy antiguos, esta prueba se vuelve prácticamente imposible de obtener” dijo.
Para ilustrar, Alicia Jiménez ofrece un ejemplo: “Si un trabajador ingresó el 1 de enero del 2015, la empresa debe conservar los registros de asistencia durante cinco años. A partir del 2021, ya no estará obligada a conservar los registros del 2015. Esto se aplica de manera continua, de modo que siempre se deben conservar los registros de los últimos cinco años, pero no más allá de ese periodo”.
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Aplicación de la sentencia
Aunque esta sentencia no ha sido declarada como doctrina jurisprudencial vinculante, César Puntriano destacó su utilidad, mencionando que se “establece un criterio que debe ser tomado en cuenta por futuros jueces”. La sentencia enfatiza la importancia de conservar documentos solo por el periodo estipulado por la ley y aclara que los jueces no pueden exigir a las empresas que presenten registros fuera de ese periodo.
La sentencia puede proporcionar tranquilidad a las empresas en cuanto a la conservación de documentos y servir como argumento en futuros casos. Además, ayuda a clarificar la carga de la prueba en reclamaciones de horas extras, especialmente en periodos más allá de los cinco años. “Esta sentencia contribuye a dar cierta tranquilidad y puede servir de argumento en futuros casos”, concluyó César Puntriano.
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Abogado por la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas. Actualmente, ocupa la posición de redactor en el área de Economía en el Diario Gestión.
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