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La mayoría de gente asocia la oficina con rutina y conformidad, pero ahora el tema se está convirtiendo rápidamente en una fuente de incertidumbre económica y disputas acaloradas. En todo el mundo, trabajadores, jefes, arrendadores y gobiernos están tratando de averiguar si la oficina se ha vuelto obsoleta y están llegando a conclusiones radicalmente diferentes.
Alrededor del 84% de trabajadores de oficina en Francia están de vuelta en sus escritorios, a diferencia de menos del 40% en el caso de los británicos. Jack Dorsey, CEO de Twitter, dice que el personal de la empresa puede trabajar desde casa “para siempre”, pero Reed Hastings, fundador de Netflix, dice que trabajar desde casa es “desventaja pura”.
Mientras las empresas titubean, el mercado global de propiedades comerciales de US$ 30 billones se ve acosado por temores de una caída más profunda. Y mientras algunos trabajadores sueñan con un futuro panglosiano sin viajes diarios y sin Pret A Manger, otros se preguntan acerca de la amenaza para los ascensos, el salario y la seguridad laboral.
El desacuerdo refleja la incertidumbre sobre qué tan efectivo será el distanciamiento social y cuánto tiempo pasará antes de que una vacuna contra el COVID-19 esté ampliamente disponible. Pero el asunto va más allá que eso: la pandemia ha revelado cuántas oficinas estaban funcionando como reliquias del siglo XX, incluso cuando desencadenó la adopción masiva de tecnologías que pueden transformar el trabajo oficinista.
Como resultado, la calamidad del COVID provocará una fase de experimentación tecnológica y social muy esperada, que no será un negocio como de costumbre ni un golpe fatal para la oficina. Esta era es prometedora, pero también trae amenazas, sobre todo para las culturas de las empresas. En lugar de resistirse al cambio, los gobiernos deben actualizar las leyes laborales anticuadas y comenzar a reinventar los centros de las ciudades.
Hace doscientos años, la energía del vapor llevó a los trabajadores a las fábricas, donde podían usar nuevas máquinas. Mientras surgían los gigantes corporativos a fines del siglo XIX, se necesitaba personal para administrarlos. Debían llevar a cabo reuniones de planificación y distribuir memorandos, facturas y otros trámites para registrar lo que habían hecho. Todo esto requería que los trabajadores estuvieran cerca unos de otros y creó el patrón de personas que viajan en automóvil o tren para reunirse en una oficina central.
Este sistema siempre ha tenido deficiencias evidentes, algunas de las cuales han empeorado con el tiempo. La mayoría de la gente odia la molestia y el gasto de viajar, que consume más de cuatro horas a la semana para el trabajador estadounidense promedio. A algunos les disgusta el ruido y la formalidad de las oficinas, o sufren discriminación dentro de ellas. Los trabajadores de oficina tienen más dificultades para cuidar de sus hijos, un problema cada vez mayor a medida que más familias tienen dos padres que trabajan.
Se podría pensar que las nuevas tecnologías habrían alterado este insatisfactorio status quo. Después de todo, el documento electrónico pdf nació en 1991, el costo del ancho de banda se desplomó en la década de 2000, y Zoom y Slack, dos empresas cuya tecnología impulsa el trabajo remoto, tienen casi una década. Sin embargo, la inercia le ha permitido a la oficina escapar de graves trastornos.
Antes de que llegara el COVID-19, por ejemplo, las empresas de oficinas flexibles (incluida la atribulada WeWork) tenían una pequeña cuota de mercado global de menos del 5%. La mayoría de las empresas no estaban dispuestas a cambiar al por mayor a tecnologías de trabajo remoto antes que sus clientes lo hicieran; o asumir los costos hundidos en forma de activos inmobiliarios y arriendos.
El COVID-19 ha cambiado todo esto. Antes de la pandemia, solo el 3% de los estadounidenses trabajaba desde casa con regularidad; ahora un gran número lo ha probado. Incluso Xerox, una empresa sinónimo de impresoras de oficina que arrojan páginas no leídas, tiene a gran parte de su personal trabajando desde casa. A medida que más personas adoptan tecnologías de trabajo remoto, se produce un poderoso efecto de red, y cada nuevo cliente hace que el servicio sea más útil.
Juntos, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet y Cisco Webex ahora tienen más de 300 millones de usuarios. Los obstáculos burocráticos para el trabajo remoto han sido eliminados. Los tribunales civiles funcionan de forma remota. Los notarios se han conectado a Internet y algunos bancos han eliminado la necesidad de que nuevos clientes ingresen a una sucursal para confirmar su identidad y abrir una cuenta.
¿Cuánto de este cambio se mantendrá cuando llegue una vacuna? La mejor guía disponible es la de países donde el virus está bajo control. Allí la imagen es de una “oficina opcional”, a la que la gente asiste, pero con menor frecuencia. En Alemania, por ejemplo, el 74% de los trabajadores de oficina ahora van a su lugar de trabajo, pero solo la mitad de ellos lo hacen cinco días a la semana, según encuestas de Morgan Stanley. El equilibrio exacto dependerá de la industria y la ciudad. En lugares con desplazamientos fáciles, más trabajadores irán a la oficina; las megaciudades con viajes largos y costosos pueden ver menos.
Las empresas deberán adaptarse a este patrón de asistencia esporádica en el que la oficina es un hub, no una segunda residencia. Existe el riesgo de que, con el tiempo, el capital social de una empresa se erosione, la creatividad se debilite, las jerarquías se osifiquen y el espíritu de equipo se desvanezca, como teme Hastings (ver artículo). La respuesta son interacciones del personal más específicas, con grupos que se reúnen en momentos específicos para actualizar amistades e intercambiar información.
Las nuevas tecnologías que “ludifican” las interacciones en línea para estimular la espontaneidad pueden eventualmente reemplazar el mundo forzado de Zoom. A medida que reorganizan sus culturas, las empresas deberán reajustar sus propiedades: los inversores sobrios esperan una reducción de al menos un 10% en el stock de espacio de oficinas en las grandes ciudades. Con el contrato de arrendamiento corporativo típico que dura al menos media década, esto llevará tiempo para concretarse.
Para los gobiernos, la tentación es dar marcha atrás para limitar el daño económico, desde el colapso de los cafés del centro de la ciudad hasta el déficit presupuestario de US$ 16,000 millones que enfrenta el sistema de metro de Nueva York. El gobierno británico ha intentado engatusar a los trabajadores para que regresen a la oficina. Pero en lugar de resistir el cambio tecnológico, es mucho mejor anticipar sus consecuencias. Destacan dos prioridades.
En primer lugar, será necesario modernizar un vasto cuerpo de legislación laboral. La economía gig ya ha demostrado que está desactualizada. Ahora surgen nuevas preguntas espinosas sobre los derechos y responsabilidades de los trabajadores: ¿pueden las empresas monitorear a los trabajadores remotos para evaluar su productividad? ¿Quién es responsable si los empleados se lesionan en casa? Cualquier sensación de que los trabajadores de cuello blanco están obteniendo beneficios creará un resentimiento latente en el resto de la fuerza laboral.
La segunda prioridad son los centros de las ciudades. Durante un siglo han estado dominados por torres llenas de sillas giratorias y toneladas de papel amarillento. Ahora, las complejas reglas de planificación urbana necesitarán una revisión sistemática para permitir que los edificios y distritos se vuelvan a desarrollar para nuevos usos, incluidos departamentos y recreación. Si usted vuelve a la oficina este mes, siéntese e inicie sesión en su computadora, pero no se sienta demasiado cómodo.