Conforme cada vez más empleados trabajan de forma remota o en entornos de trabajo híbridos, la necesidad de una comunicación efectiva se ha vuelto aún mayor.
Como gerente, es su trabajo asegurarse de que la información vital se comparta de manera adecuada y clara, sin dejar lugar a malentendidos o conflictos. ¿Cómo puede convertirse en un excelente comunicador en un entorno laboral en constante cambio?
He aquí algunas técnicas que puede utilizar para mejorar su comunicación:
Establezca expectativas por adelantado
Uno de los desafíos de la comunicación de forma remota es la sobrecarga de información. A todos nos bombardean constantemente con correos electrónicos, Slacks, llamadas telefónicas y cosas por el estilo. Es importante alinearse con su equipo sobre el uso óptimo de estas diversas plataformas de comunicación.
Considere la posibilidad de crear un ‘lienzo de claridad’
Al comenzar un nuevo proyecto juntos como equipo, cree un conjunto de documentos que describan sucintamente los objetivos del proyecto, las responsabilidades individuales, las instrucciones del proceso y los plazos clave.
Este centro centralizado, al que yo llamo un “lienzo de claridad”, permite un acceso sin fisuras a la misma reserva de información para todos, evitando confusiones y minimizando los intercambios.
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Haga que todo sea accesible
Asegurarse de que todos los miembros del equipo (remotos o en la oficina) puedan acceder fácilmente a todas las comunicaciones no es negociable. Mantenga registros meticulosos de las decisiones tomadas, actas de reuniones y estados de proyectos en una ubicación digital centralizada accesible para todos.
Establezca un horario de oficina
Una forma de facilitar la comunicación directa con sus empleados es reservar “horas de oficina” oficiales cada semana, tanto de forma remota como en la oficina. Este es el momento en el que usted debe estar fácilmente accesible a través de chat, teléfono o videollamada para discutir cualquier inquietud o pregunta.
Considérelo una puerta abierta virtual, para que tanto los empleados en la oficina como los remotos tengan las mismas oportunidades de estar cara a cara.
Haga informes periódicos
Después de anuncios importantes de la empresa, puede resultar valioso programar reuniones informativas con su equipo. Hacerlo le ayudará a evaluar qué tan bien su gente acepta los anuncios y le dará la oportunidad de abordar cualquier pregunta. Usted es el mediador de los mensajes de la alta dirección a su equipo.
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Reúna a todos
Organizar actividades mensuales de formación de equipos puede forjar vínculos más fuertes y crear una cultura de equipo más cohesiva. Si bien las actividades en persona a menudo producen un mayor compromiso emocional, los eventos virtuales también pueden ser efectivos, especialmente para equipos completamente remotos.
La incorporación de estas interacciones organizadas sirve como catalizador para la comunicación abierta al fomentar un entorno donde las ideas puedan fluir libremente entre los miembros del equipo.
Realice una comprobación periódica
No es prudente suponer que la ausencia de noticias es una buena noticia. Una forma de comunicarse con su equipo es realizar encuestas anónimas todos los meses para evaluar qué actividades están resonando en ellos.
Continúe con una discusión en equipo para interpretar los resultados de la encuesta, con el objetivo de equilibrar las diversas preferencias. Las discusiones resultantes de estos controles y ciclos de retroalimentación no solo pueden brindar a los miembros del equipo una plataforma para expresar sus preferencias e inquietudes, sino también fomentar una cultura de comunicación abierta.
La comunicación no es sólo una habilidad blanda; es el eje de una gestión eficaz. Como nuevo gerente, tiene la oportunidad de restablecer viejas costumbres y establecer un papel más efectivo como comunicador en este panorama híbrido y remoto.
Por Gleb Tsipursky
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