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Las reuniones son fundamentales para lograr los objetivos, pero solo si se realizan con eficiencia. Para garantizar la productividad, eficiencia y eficacia de las reuniones, los gerentes deben saber cómo detectar, prevenir y lidiar con estos cuatro comportamientos disfuncionales.
Cuatro comportamientos disfuncionales en las reuniones
Estos “descarriladores”, que tienden a aparecer en reuniones que carecen de enfoque y claridad, se pueden resumir usando el acrónimo GAAS (por sus siglas en inglés):
1. Problemas de gravedad
Estos ocurren cuando los miembros del equipo se ven envueltos en la discusión de un desafío o problema que es fundamentalmente irresoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de gravedad.
2. Sobrecarga de supuestos
Esto sucede cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema, una persona o incluso sobre sí mismos.
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3. Pensamientos negativos molestos
Los patrones de pensamiento improductivos a los que me refiero como “pensamientos negativos molestos” también pueden afectar los resultados de la reunión. Así es como podrían aparecer:
- Pensamiento de todo o nada
- Sobregeneralización
- Catastrofismo
- Razonamiento emocional
4. Persecución de ardillas
Algunos miembros del equipo tienen dificultades para mantenerse enfocados en el propósito de la reunión, e introducen tangentes no relacionadas (es decir, ardillas).
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Evite que las reuniones descarrilen
El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados, que ayudarán a prevenir los comportamientos GAAS. A continuación, le indicamos cómo mantener las reuniones de su equipo en el buen camino:
Mejore el enfoque de su reunión
Asegúrese de que los miembros del equipo se mantengan en el tema y aborden solo los problemas relevantes sin desviarse. Para lograr esto, los organizadores deben:
- Determinar el objetivo principal: ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a las personas o algo más? Mantener la vista en el objetivo general lo ayudará a desarrollar una agenda enfocada y clara.
- Replantear los objetivos como afirmaciones basadas en la investigación: Por ejemplo, en lugar de enumerar el “establecimiento de objetivos” como tema, enmarque el punto de la agenda como “¿Cuáles son nuestros entregables para el proyecto X?”
- Invitar solo a los miembros del equipo que tengan un papel directo en el logro del objetivo de la reunión.Aunque invitar a todos los relacionados con el tema es tentador, tenga en cuenta que los comportamientos GAAS prosperan en entornos abarrotados y desconcentrados.
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Comuníquese con claridad
La comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, particularmente de los comportamientos GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de manera efectiva, asegúrese de que los miembros del equipo invitados entiendan claramente tres elementos clave:
- Importancia: Explique por qué es necesaria la reunión y el impacto potencial de sus resultados.
- Relevancia: Comunique claramente cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o los objetivos de los miembros del equipo invitados.
- Participación: Comunique las expectativas a cada participante, incluido cualquier trabajo previo que necesite que completen, para asegurarse de que lleguen preparados.
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Gestione los descarriladores de reuniones
Anime a todos a referirse a los comportamientos GAAS por su nombre, como “el problema de la gravedad” o “la ardilla”.
Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar rápidamente estos comportamientos, mientras la atmósfera se mantiene ligera y positiva.
Luego, aborde los comportamientos GAAS de una manera no amenazante cuando aparezcan.
Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones.
Introducir algo de ligereza puede crear un ambiente cómodo donde las personas se sientan más cómodas para asumir riesgos y desafiarse entre sí.
También puede generar camaradería y confianza, aligerar el estado de ánimo y hacer que las reuniones sean más agradables.
Luis Velasquez
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