¿Cómo realizar correctamente una videoconferencia?

Las empresas transnacionales, que ya tenían una cultura de trabajo remoto y reuniones a distancia ante la necesidad de coordinar con personas en otros países, son las que más rápido han logrado adaptarse a esta nueva modalidad. Sin embargo, esa no es la realidad de la mayoría de las empresas en el Perú.

Además, cada vez se hace más complicado conseguir reuniones con clientes prospecto. Las agendas están siempre copadas. “Quien no maneje bien el proceso de ventas virtual tendrá muchas dificultades para cerrar negocios y estará en desventaja versus la competencia”, afirma el especialista comercial Jaime Álvarez Calderón Sattui.

¿Qué hay que tener en cuenta para realizar correctamente una videoconferencia de trabajo? Álvarez Calderón considera que hay al menos siete pasos a seguir.

Antes y durante

Como preparación antes de la videoconferencia, Álvarez Calderón sugiere colocar un fondo de pantalla que transmita la emoción que se quiere transmitir al cliente, vestirse acorde a lo que uno vende, calibrar la pantalla para que esté a la altura de los ojos y así no perder contacto visual con el interlocutor, y revisar que la conexión a Internet funcione adecuadamente. Para esto, hay que probar el audio de entrada y salida del equipo y dominar la función de presentación de la herramienta que se vaya a utilizar.

Durante la videoconferencia, Álvarez Calderón recomienda prestar atención y buscar entablar una conversación que genere conexión emocional, intentar que la otra persona prenda su cámara y medir el tiempo para realizar una presentación, pues es muy probable que después de veinte minutos decaiga la atención de la contraparte. Los últimos cinco minutos deben usarse para reforzar los mensajes clave.

“A diferencia del esquema presencial, en uno virtual la persona puede dejar de prestar atención en cualquier momento sin que se note, ya que está expuesta a múltiples distracciones, como la familia, las tareas del hogar, otras pestañas de trabajo en la computadora o el celular. Una presentación no debe durar más de veinte minutos y, de preferencia, una reunión completa no debe superar los 45 minutos. Calcule sus tiempos y busque espacios de interacción para asegurar la atención de la otra parte”, enfatiza Álvarez Calderón.

El especialista también sugiere no agendar reuniones muy seguidas y más bien tomarse pausas activas, ya que la pantalla genera cansancio, el cual se nota al momento de presentar.

Errores más comunes

Uno de los errores más comunes —dice Álvarez Calderón— es el de no conocer el funcionamiento de la herramienta de videoconferencia que se utilizará. Las cuatro más usadas en el mercado son Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Skype. “Las interrupciones por ‘problemas técnicos’ generan distracciones, cortan el hilo de la historia que se está intentando contar y, en muchos casos, hasta terminan cortando la reunión anticipadamente”, indica.

Una recomendación es buscar totoriales sobre el manejo de las cuatro herramientas y practicar su uso para familiarizarse con su manejo. “Si no podemos elegir la herramienta, hay que averiguar cuál utiliza el cliente y prepararse para ella”, dice Álvarez Calderón.

Otro error común es que el expositor se deje llevar por el hecho de estar en la comodidad de su casa y descuide su imagen. “A través de la pantalla estamos representando a una empresa”, recuerda el especialista.

Por eso, el expositor debe cuidar su aspecto físico (vestimenta, peinado, barba, etc.) y elegir una buena ubicación desde la cual realizar la videoconferencia. “La imagen importa y hay que cuidar la apariencia como si fuese una reunión presencial. Si la empresa no proporciona un fondo de pantalla corporativo, hay que buscar uno profesional que vaya acorde con la emoción que busca generar el producto”, dice Álvarez Calderón.