Aspectos legales que deben tener en cuenta los empleadores al implementar el teletrabajo

Ese jueves 27 de abril vence el plazo que tienen las empresas para adecuarse a las nuevas disposiciones dadas por la Ley del Teletrabajo y su Reglamento. En este proceso, es importante que el empleador cuente con un plan de acción adecuado para la implementación y la ejecución de esta modalidad laboral; pues, así se evitarán reclamos o conflictos laborales, demandas judiciales o fiscalizaciones laborales de parte de la Sunafil.

En línea con ello, Carlos Cadillo Ángeles y Carol Villalobos, socio y asociada de Miranda & Amado, recomiendan iniciar con la evaluación de los puestos que pueden desempeñar funciones en teletrabajo, actualizando sus perfiles y demás documentos internos cuando así resulta necesario.

Luego e ello, se deben celebrar los acuerdos de aceptación del teletrabajo, dado que la regla general es que el teletrabajo es voluntario. Y, tercero, cumplir con las otras medidas aplicables al teletrabajo, tales como las capacitaciones, la identificación de los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, la desconexión digital, los mecanismos de control, entre otros que indica la nueva normativa del teletrabajo.

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Adicionalmente, como se trata de una forma de trabajo con varios aspectos y con una nueva regulación, sugieren contar con una política de teletrabajo. Además, indican que esta servirá como un documento de gestión interna, que permitirá tener disposiciones acordes con el nuevo marco normativo, verificar que toda la organización de alinee a la misma, y dar respuesta clara y uniforme a los distintos casos o situaciones que se presenten.

Regresando a las medidas aplicables al teletrabajo, los abogados laboralistas de Miranda & Amado, recuerdan las principales obligaciones legales que deben tener en cuenta los empleadores al implementar las normas del teletrabajo como:

• La necesidad de acordar por escrito las condiciones del teletrabajo, tales como el lugar donde este se llevará a cabo; si será total o parcial, o se llevará a cabo en forma temporal o permanente, así como la forma de distribución de los días de teletrabajo; los mecanismos de supervisión de labores; la fiscalización del tiempo de trabajo o no y la desconexión digital aplicable; entre otros.
• Establecer los equipos, los gastos de internet y de electricidad y otros medios necesarios para el teletrabajo. Se debe definir quién los proporcionará. En caso sea los propios trabajadores desde su domicilio, si la empresa está inscrita en el Remype debe existir acuerdo para compensarlos total o parcialmente; pero, para el resto de las empresas debe existir acuerdo expreso si es que no serán compensados. Si se pacta la compensación, recuerdan tomar en cuenta los valores referenciales incluidos en el Reglamento. Los especialistas precisan que, de no existir dicho acuerdo de no compensación, se entenderá que las empresas no inscritas en el Remype deben asumirlos o compensarlos.
• Debe existir un análisis de los riesgos existentes en seguridad y salud en el trabajo, para lo cual el teletrabajador facilita el acceso al lugar de trabajo para que el empleador pueda realizar directamente la evaluación. Alternativamente, puede acordarse que el trabajador realice una autoevaluación con el formato que está comprendido en uno de los anexos del Reglamento, siempre que haya sido previamente capacitado por la empresa. Adicionalmente, se deben brindar las recomendaciones de seguridad y salud en el teletrabajo y contar con un canal de comunicación que permita informar sobre accidentes en el teletrabajo.
• Brindar las capacitaciones requeridas para garantizar que los teletrabajadores conozcan el uso de los aplicativos y sistemas digitales de la empresa y los lineamientos de la empresa en seguridad de la información. De igual manera, también se debe capacitar en temas de prevención y sanción del hostigamiento sexual en el teletrabajo; protección de datos personales; y, en seguridad y salud en el teletrabajo.

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Por otro lado, Carlos Cadillo y Carol Villalobos señalan que, si el empleador requiere optar por el teletrabajo, deberá informar a los trabajadores hasta el 27 de abril, ya que desde el 28 de abril regirá el nuevo marco normativo del teletrabajo. Esto aplica para el personal que ha estado en trabajo remoto, total o híbrido, o que se haya encontrado laborando de forma presencial.

Asimismo, por regla general, debe existir el acuerdo de aceptación para aplicar el teletrabajo. El empleador podría decidirlo en ejercicio de su poder de dirección, siempre que sea justificado o ante los supuestos especiales que menciona el nuevo marco normativo; pero, sin perder de vista que, en este supuesto, también se deberán cubrir el resto de los aspectos que los especialistas comentan.

Ahora bien, existe un grupo de trabajadores que estuvieron en trabajo remoto, pero que podrían regresar al trabajo presencial. Si bien la normativa no indica cómo manejar estos casos, los expertos en temas laborales recomiendan dos medidas.

Por un lado, comunicar con tiempo y de forma adecuada, considerando que el cambio puede generales algún impacto y, de esta forma, se mitigará cualquier conflicto. Y, por otro lado, justificar la decisión, en la medida que los trabajadores podrían manifestar su descuerdo o solicitar que se les aplique el teletrabajo. Del mismo modo, podrían presentarse casos de trabajadores que quieran empezar o regresar al teletrabajo y solicitarlo al empleador.

En estos supuestos, Cadillo recuerda que, “de darse estas solicitudes, el empleador deberá analizar si es posible y viable; y, responder en el plazo de 10 días hábiles como máximo. La respuesta puede aprobar o rechazar, siendo necesario justificar la decisión. De no dar respuesta en dicho plazo, se considerará como una respuesta afirmativa”.

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