Aprender a decir no, definir objetivos y otros tips para ser más productivo en el trabajo

Como se recuerda, en setiembre último, el Congreso de la República aprobó la nueva Ley de Teletrabajo, que establece nuevas disposiciones para los trabajadores que se encuentren bajo esta modalidad. Para otros, que ya retornaron a la presencialidad, el regreso puede resultar un obstáculo que afecta en su productividad.

Según especialistas, conceptos como el ‘multitasking’ desvirtúan el propósito de las funciones debido a que se buscan realizar múltiples tareas de forma rápida y eficaz, no obstante, según Marc Bara, director del Máster en Project Management de EAE Business School, “muchas veces se cae en el error de dejar tareas a medias y luego retomarlas”.

La gran cantidad de aplicativos y herramientas digitales que se utilizan actualmente para la función de labores, como WhatsApp, Microsoft Teams y Google Meets, entre los más populares, puede resultar “poco provechoso para los empleadores debido a la saturación de información que a menudo produce todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca productividad”, según Bara.

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Debido a que hoy en día todo es inmediato, existe un bombardeo de solicitudes y “se cae en la trampa de la urgencia”, sostiene el especialista. En ese sentido, para ordenar y priorizar las tareas de manera adecuada, el director de la EAE Business School, brinda algunos tips para ser más productivos en el trabajo:

1. Hacer un listado de tareas: ya sea en cuadernos o tableros digitales, usar esta metodología puede resultar más amena y efectiva para llevar un orden en las tareas del día.
2. Definir objetivos: es fundamental establecer en un principio qué entregas demandan más urgencia, de esa manera, se podrán enfocar los esfuerzos con mayor atención y concentración en las tareas que lo requieran.
3. Hacer uso de herramientas que permitan medir la importancia: una de las más recomendables es la matriz de Eisenhower, la cual permite organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia.
4. Aprender a decir que no: es importante hacer saber cuándo no se puede, no se alcanza, o no se puede cumplir con el tiempo de entrega, para no sobrecargarse.
5. Ponerse un foco en terminar lo que se empieza: es clave cumplir con la regla de los cinco minutos, es decir, una vez se toma la decisión de ejecutar algo, hacerlo y no detenerse hasta terminarlo.
6. Evaluar por qué se procrastina: muchas veces no es por ser perezoso, sino que hay temas más urgentes. Es fundamental comprender por qué no se quiere hacer la tarea y determinar por dónde se debe empezar. Es recomendable descomponerla en partes claves para cumplir el objetivo.
7. Sé consiente de la energía que tienes en el día: hay tareas que demandan más energía, por ejemplo, las que requieren crear estrategias. Es importante considerar qué día es el más adecuado para realizar la tarea.
8. Usa autocitas: esto te permitirá desarrollar la estrategia ‘timeboxing’, orientada a cumplir los objetivos para ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación.
9. Toma tiempos de descanso: es importante desconectarse en los momentos adecuados, una sobrecarga puede llevar a la saturación y frustración.
10. Busca el equilibrio con el ‘multitasking’: ejecuta ejercicios para ayudar al cerebro a agrupar tareas, organizarlas, jerarquizarlas, saber desconectar y hacerlas visibles.