Uno de los temas más discutidos en los procesos laborales es el reconocimiento de horas extras cuando el empleador no ha conservado los registros de ingreso y salida del personal. La controversia gira en torno a si la sola ausencia de esa documentación es suficiente para asumir que existió trabajo en sobretiempo, o si existen límites legales y probatorios que restringen esa posibilidad.
Este debate llegó a la Corte Suprema, en Perú, a través de un proceso iniciado por un trabajador del sector transporte, quien solicitó el reconocimiento de un vínculo laboral de larga duración y el pago de beneficios sociales acumulados, entre ellos, horas extras, domingos y feriados trabajados.
Según su testimonio, cumplía una jornada extensa que comenzaba alrededor de las 5:00 a.m. y se extendía hasta altas horas de la noche, todos los días de la semana.
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Sostuvo que esa rutina fue constante durante más de 25 años y que podía demostrarse con las tarjetas de frecuencia usadas en los primeros años y, más adelante, con el sistema GPS que registraba los recorridos de los vehículos.
Como la empresa no presentó esa documentación, el juzgado dio por acreditado su reclamo y ordenó el pago completo de los beneficios solicitados.
La empresa apeló la decisión alegando que el trabajador no había demostrado de forma concreta haber realizado esas jornadas durante tanto tiempo y que, además, sus labores eran intermitentes, con pausas naturales entre cada vuelta del bus. También señaló que no podía presumirse que hubo sobretiempo durante todo el vínculo laboral solo por no presentar los registros.
Con estos argumentos, llevó el caso hasta la Corte Suprema, que aceptó revisar el fondo del asunto para definir hasta dónde llega la obligación del empleador cuando no se cuenta con documentación que acredite la asistencia.
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Análisis y resolución de la Corte Suprema sobre el pago de horas extras
Al revisar el caso, la Corte Suprema consideró que si bien el empleador está obligado a llevar y conservar registros de asistencia, esa obligación tiene un límite legal: cinco años contados desde la fecha en que se generaron los documentos. Por lo tanto, no se puede exigir a la empresa que presente tarjetas o reportes de GPS de décadas atrás.
Sin embargo, también dejó claro que el incumplimiento de esa obligación dentro del plazo establecido puede jugar en contra del empleador si se genera incertidumbre sobre el cumplimiento de la jornada laboral.
En ese sentido, la Corte Suprema analizó tanto la falta de documentos como la carga probatoria del trabajador para demostrar que realmente hizo horas extras.
Como resultado, se resolvió que no correspondía pagar al trabajador por todo el periodo reclamado, sino únicamente por los cinco años previos a la fecha de su salida de la empresa.
Es decir, se descartó el pago de horas extras, feriados y domingos desde 1990 hasta 2011, y se ordenó calcular nuevamente los beneficios solo por el tramo comprendido entre 2012 y 2016. La Corte también indicó que este nuevo cálculo debía hacerlo el juez de primera instancia en etapa de ejecución de sentencia.
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Los dos especialistas coinciden en que el fallo delimita con claridad el alcance de la obligación de conservar registros de asistencia: cinco años desde su generación. | Foto: Pexels
Carga de la prueba: deber compartido
Tanto César Gonzáles Hunt, socio del área laboral de PPU, como María Teresa Cuba, asociada del área laboral de DLA Piper, coinciden en que la sentencia reafirma un criterio más equilibrado respecto a la carga probatoria en casos de sobretiempo.
Ambos destacan que no se puede imponer al empleador una responsabilidad absoluta por el solo hecho de no presentar documentos antiguos, ni tampoco admitir como suficiente el testimonio del trabajador sin sustento adicional.
Gonzáles Hunt advierte que aceptar el pago de horas extras durante 26 años únicamente por la falta de documentos habría sido “una carga excesiva” para la empresa. En su opinión, la Corte Suprema corrigió este enfoque al evitar una presunción automática extendida por todo el vínculo laboral.
Por su parte, Cuba resalta que esta sentencia confirma un cambio en la jurisprudencia: ya no basta con afirmar que se trabajó en sobretiempo, sino que deben presentarse indicios, aunque sean mínimos.
Ambos coinciden en que el juez debe valorar de manera equilibrada la falta de registros del empleador y la responsabilidad del trabajador de demostrar que efectivamente laboró fuera del horario regular.
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Obligación de conservar registros y su límite legal
Los dos especialistas coinciden en que el fallo delimita con claridad el alcance de la obligación de conservar registros de asistencia: cinco años desde su generación.
Cuba destaca que esta obligación no solo tiene consecuencias procesales, como en este caso, sino también administrativas, ya que su incumplimiento puede ser sancionado por la autoridad laboral. Añade que muchas empresas eliminan esa documentación pasada la obligación mínima legal, sin prever que puede ser requerida judicialmente.
Gonzáles Hunt agrega que la consecuencia directa en este caso fue que la Corte Suprema reconociera las horas extras solo dentro de ese periodo de conservación exigido. “Si la empresa no tiene los documentos que debía guardar, se asume como válida la afirmación del trabajador para ese tramo específico”, señala. Sin embargo, también destaca que fuera de ese plazo, el trabajador debe aportar elementos adicionales que justifiquen su reclamo.
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¿Se requiere autorización expresa para pagar horas extras?
Ambos abogados coinciden en que la existencia de protocolos internos para autorizar horas extras no exime al empleador de pagar por el tiempo efectivamente trabajado. Cuba explica que si bien algunas empresas exigen autorizaciones previas —mediante solicitudes o plataformas—, estas no pueden ser usadas para negar el pago si el trabajador demuestra que prestó servicios fuera del horario.
Gonzáles Hunt respalda esta postura al indicar que la empresa no puede alegar falta de autorización para evitar el pago si no cumple con el deber de acreditar el horario real cumplido.
El criterio, coinciden ambos, se centra en el hecho objetivo del trabajo, más allá de los procedimientos internos.
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Una tendencia hacia el “criterio intermedio” en el pago de horas extras
Cuba subraya que esta sentencia no es un caso aislado, sino parte de un patrón reciente en la jurisprudencia laboral peruana.
La Corte Suprema ya había adoptado en otros fallos un enfoque similar, que evalúa de forma conjunta la obligación del empleador de llevar registros y la responsabilidad del trabajador de probar su reclamo.
A juicio de Gonzáles Hunt, este enfoque evita extremos: ni la exoneración total del trabajador de probar lo que afirma, ni una carga desproporcionada sobre el empleador ante la sola ausencia de documentos antiguos.
Abogado especialista encargado de Enfoque Legal en Diario Gestión - Actualmente, ocupa la posición de analista legal en el área de Economía en el Diario Gestión.
