Cuando una empresa busca deducir gastos ante la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat), suele incluir los pagos realizados a todo su personal, desde operativos hasta directivos. Entre ellos figuran también gerentes, directores y otros cargos de alta responsabilidad, cuyas funciones muchas veces no se documentan con el mismo nivel de detalle que en otros puestos.
Sin embargo, ¿qué ocurre cuando esos directivos solo aparecen en contratos, actas o poderes inscritos, pero no se cuenta con evidencia concreta de que trabajaron de manera efectiva durante el ejercicio fiscalizado? ¿Es suficiente con acreditar su designación o se requiere probar que realmente prestaron servicios?
Estas preguntas estuvieron al centro de una controversia resuelta por el Tribunal Fiscal (TF), tras una fiscalización a los gastos por servicios de dirección declarados por una empresa en el Impuesto a la Renta (IR).
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¿De qué se trata el análisis del Tribunal Fiscal por gastos de gerentes?
El caso se originó tras una fiscalización de Sunat al IR del ejercicio 2013, en la que se observaron los pagos realizados por una empresa a varios de sus altos directivos, incluyendo cargos como director superintendente, director de inversiones y gerente financiero.
Aunque la empresa presentó contratos, poderes inscritos en Registros Públicos, actas societarias y correos electrónicos, Sunat concluyó que estos documentos no acreditaban que los servicios se hubieran prestado realmente. Según la administración, dichos elementos solo probaban la existencia de un cargo o facultad, pero no demostraban la ejecución concreta de las funciones que justificaban el gasto.
El Tribunal Fiscal analizó el sustento documental aportado por la empresa y coincidió en que, en la mayoría de los casos, no se acreditó la fehaciencia de los servicios.
Señaló que varios documentos presentaban inconsistencias —como fechas incompatibles, razones sociales que no estaban vigentes en el momento indicado o correos sin contenido sustantivo— y que no era posible verificar si los trabajadores efectivamente desarrollaron funciones operativas o de representación.
El Tribunal ratificó que para deducir estos gastos no basta con demostrar el vínculo laboral o la existencia de un contrato, sino que deben existir pruebas razonables de que el servicio fue prestado y vinculado al negocio. Como resultado, el TF confirmó los reparos formulados por Sunat y rechazó la deducción de los pagos como gasto tributario.
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¿Qué se necesita para acreditar la fehaciencia del servicio?
María Gracia Osores, asociada senior del Estudio Benites, Vargas & Ugaz, y Alexa Adriazola, asociada principal de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría, coinciden en que para acreditar la fehaciencia de un servicio de dirección o gerencia no basta con mostrar documentos formales como contratos, actas o poderes inscritos. Según ambas especialistas, la Sunat y el Tribunal Fiscal exigen pruebas que reflejen de forma tangible que el servicio se prestó efectivamente.
Osores precisa que deben presentarse elementos que demuestren la ejecución de funciones concretas, como correos con entregables, coordinaciones internas, informes, reportes o comunicaciones con clientes.
Adriazola complementa que se valoran especialmente los documentos que muestran un “valor agregado”, como por ejemplo evaluaciones de mercado, actas con planes de acción o evidencias de nuevas gestiones realizadas. En resumen, la exigencia probatoria gira en torno a vincular el cargo con acciones reales que hayan generado impacto en la empresa.
¿Solo firmaron, pero no trabajaron? Tribunal niega deducción a pagos sin evidencia. (Foto: Pexels)
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¿Se exige productividad o solo prestación del servicio?
Una de las dudas que genera este tipo de fiscalización es si se está exigiendo probar la “productividad” de los cargos directivos, lo que podría resultar subjetivo.
Para Osores, la fehaciencia no se trata de evaluar el resultado o el rendimiento, sino de demostrar que el servicio efectivamente se brindó. La obligación del contribuyente, según señala, es probar que hubo actividad, no necesariamente éxito.
Adriazola coincide y agrega que no es irrazonable que Sunat solicite pruebas del servicio, ya que su objetivo es evitar la deducción de servicios ficticios o “fantasmas”.
No obstante, alerta que el desafío está en encontrar un punto de equilibrio: exigir evidencia razonable, sin caer en una fiscalización desproporcionada que obligue a probar hasta el último correo o reunión. “El problema no es que se pida sustento, sino que a veces se pide demasiado”, advierte.
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¿Qué implicancias tiene para grupos económicos?
Cuando los servicios son prestados dentro de un grupo económico, el nivel de exigencia aumenta. Adriazola explica que, en estos casos, la Sunat suele aplicar el llamado “test de beneficio”, que obliga a demostrar que el servicio fue efectivamente recibido por cada empresa del grupo y que el valor cobrado es razonable.
Esto implica, por ejemplo, que si un gerente presta servicios a tres empresas vinculadas, se debe justificar cómo se distribuye su tiempo, qué actividades realizó en cada una y cómo se trasladó ese costo.
Osores coincide en que los grupos deben tener una estructura clara y mecanismos de documentación que permitan sustentar estos servicios transversales. Para ambas especialistas, el riesgo no está en prestar el servicio, sino en no documentarlo adecuadamente.
Adriazola agrega que los grupos que gestionan bien sus procesos no deberían tener mayores problemas, pero deben asumir que estas fiscalizaciones requieren una carga operativa adicional para conservar registros y evidencias internas que antes no se archivaban con tanto detalle.
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¿Qué riesgos enfrentan las empresas y quién debe probar?
El riesgo principal para las empresas es que Sunat rechace el gasto y exija el pago del impuesto omitido más los intereses. Según Adriazola, si se trata de servicios prestados por empresas vinculadas, el rechazo también puede incluir la aplicación de la tasa adicional del 5%, a pesar de que el Tribunal Fiscal ya ha emitido pronunciamientos en contra de esa práctica. Esto podría elevar el costo fiscal total de una operación hasta un 34.5%.
Sobre la carga probatoria, María Gracia Osores recuerda que recae en el contribuyente, pero señala que no debería convertirse en una exigencia desproporcionada. “En algunos casos, Sunat pretende que se pruebe cada facultad con un documento específico, lo cual puede generar una burocracia probatoria que desvía la atención del negocio principal”, afirma.
Agrega que, si bien la presunción de buena fe del contribuyente existe en el marco legal, esa presunción no elimina la necesidad de demostrar que el servicio fue real y necesario para la actividad empresarial.
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Abogado especialista encargado de Enfoque Legal en Diario Gestión - Actualmente, ocupa la posición de analista legal en el área de Economía en el Diario Gestión.
