Directorios y comités de auditoría: Cierre de año

Con la finalidad de “cumplir con sus encargos de debida diligencia y lealtad hacia las organizaciones que representan”  y en línea con lo indicado en la Ley General de Sociedades, los comités de auditoría, como órgano especializado de los directorios de las empresas, deben prestar especial atención a los aspectos financieros – contables; a falta de poco menos de dos meses para que finalice este año fiscal para las empresas. En ese sentido, aún estamos a tiempo para revaluar y regularizar, de ser el caso, estos aspectos, que pudiesen afectar positiva o negativamente los resultados del año y de esta forma emitir adecuados y razonables estados financieros.

Debemos recordar que los comités de auditoría no preparan reportes financieros ni conducen auditorías externas/internas, pero tienen un rol fundamental en asegurar la integridad y la transparencia de los controles alrededor de los reportes financieros, así como de los procedimientos y controles establecidos por la gerencia; expectativa que hoy más que nunca demandan los diferentes grupos de interés de las organizaciones.

Por ello, es crítico un conocimiento objetivo y cabal de los riesgos financieros a los que está expuesta la organización en función a la industria a la que pertenezca, y de los controles que se hayan diseñado e implementado para gestionarlos y evitar caer en la tentación de “maquillar la información financiera”, presentando mejores resultados al mercado, cumplimientos de metas y objetivos, y/u obtener bonos por desempeño, entre otros argumentos conocidos.

Como se puede apreciar, la manipulación de estados financieros que, de acuerdo con la definición contenida en el Manual de Examinadores de Fraude, comprende la “tergiversación deliberada de la situación financiera de una empresa lograda mediante la representación errónea u omisión intencional de cantidades o divulgaciones en los estados financieros para engañar a los usuarios de los estados financieros”, no siempre tiene como objetivo final un beneficio único, pues puede representar la cobertura de múltiples intereses y/o necesidades (personales o empresariales) que pueden llevar a sobrestimar activos, ingresos, ganancias o subestimar pasivos, gastos, pérdidas.

De ahí que, siendo la emisión de la información financiera una responsabilidad de la gerencia de las organizaciones, el comité de auditoría debe tener especial cuidado en la gestión de los riesgos y controles diseñados alrededor de la generación de reportes financieros y estar alerta a cualquier situación que pudiera llamar su atención en ese sentido.

A continuación, a manera de ayudamemoria, se encontrará una serie de actividades de control relevantes que deben tenerse en cuenta para un cierre financiero anual, que no pretenden ser limitativas pero que representan una buena guía para la revisión y control de la emisión de los estados financieros y minimizar el riesgo de alteraciones malintencionados que conlleven a sobrestimaciones/subestimaciones no reales:

- Caja y Bancos: Todos los fondos de caja deben representar dinero en efectivo. Los vales provisionales de caja deben ser regularizados antes del cierre. Todas las conciliaciones bancarias, preparadas de manera independiente del área de tesorería, deben estar exentas de partidas conciliatorias antiguas.  La suspensión de emisión de cheques días antes del cierre permite reducir “cheques pendientes de cobro” como partida conciliatoria.

- Cuentas por cobrar: Este mes de noviembre debe hacerse una evaluación exhaustiva de la provisión para malas deudas a fin de evitar sorpresas para el cierre de fin de año; considerando las cuentas comerciales, no comerciales y con empresas vinculadas y/o relacionadas.

- Inventarios: Evaluar la posibilidad de llevar a cabo el inventario físico en noviembre por un área independiente de almacenes/operaciones, aliviando las tareas de fin de año, así como realizar los ajustes que sean necesarios junto con la evaluación de la provisión por desvalorización de existencias.

- Gastos pagados por anticipado: Revisar su adecuado reconocimiento y devengamiento.

- Activos fijos: Evaluar la valuación actualizada de los mismos junto con su depreciación y el adecuado registro de aquellos adquiridos bajo la modalidad de arrendamientos.

- Cuentas por pagar: Asegurarse del adecuado registro de todas las obligaciones, sean estas comerciales, no comerciales y con empresas vinculadas y/o relacionadas; de tal manera de evitar pasivos no contabilizados.

- Impuestos: Evaluar la necesidad de contar con la asesoría de un experto, incluyendo los aspectos relacionados con los impuestos diferidos.

- Provisiones varias: Noviembre es un buen mes para determinar la razonabilidad de estas partidas, sobre todo los “rebates” que a veces sólo son de conocimiento de la Gerencia.

En términos generales en lo que respecta a los ingresos y gastos, mantener los conceptos de “realización” (ingresos) y “conocimiento” (gastos); mención aparte merecen la evaluación de los gastos de planillas y, por coyuntura de los últimos seis meses, los gastos financieros y la diferencia de cambio.

Finalmente, no podemos dejar de mencionar que este año también está cargado de una gran presión por la aún crisis sanitaria, política, económica y social; lo cual podría hacer que la estructura de gobierno corporativo junto con la gestión integral de riesgos y el sistema de control interno de las organizaciones se hayan relajado, a fin de lograr los objetivos planteados para el período. Esto podría no sólo afectar la posición financiera de la empresa sino también aspectos de incumplimiento legal, regulatorio y cuestiones éticas con el consecuente impacto en la imagen y reputación empresarial. Por eso es importante recordar lo que decía Warren Buffett: “Lleva 20 años construir una reputación y 5 minutos destrozarla. Si piensas en ello harás las cosas de forma diferente”.