Cómo evitar que la pandemia aumente el riesgo de fraude

Las estadísticas nos indican que en los momentos de recesión y crisis en general, el fraude se presenta de manera más continua y virulenta, por lo que si no nos prepararnos adecuadamente para prevenirlo, detectarlo y protegernos, pondremos en grave riesgo el desarrollo normal de las operaciones de la compañía.

Sabemos que la crisis sanitaria afectó prácticamente a todos los segmentos de la vida empresarial y personal y aún lo seguirá haciendo por un tiempo todavía impredecible.

En la encuesta de PwC a directores financieros, publicada el 13 de abril de 2020, sólo seis de cada 10 ejecutivos indicaron que esperaban que su negocio volviera a la normalidad en tres meses si el COVID-19 terminara de inmediato, en comparación con los nueve de cada 10 que lo creían, solo cuatro semanas antes.

En este proceso de estabilizar sus negocios, los líderes deben considerar cómo los tentáculos del fraude pueden penetrar sus ecosistemas, diseñar estrategias para evitarlos y emerger más fuertes; como parte de su modelo de buen gobierno corporativo.

Decíamos que el fraude suele ser más virulento durante las recesiones y las crisis.  Cuando las presiones sobre las personas, las empresas y la economía son mayores, éstas motivan a los defraudadores a actuar; configurando de esta manera el conocido “triángulo del fraude”.  Las perturbaciones en los procesos comerciales normales, los controles y las condiciones de trabajo brindan a los actores malintencionados la oportunidad de cometer fraude; así como el caos y la incertidumbre de la crisis permiten a muchos racionalizar el mal comportamiento que, de otro modo, podría haber sido controlado por códigos éticos.

Para anticipar y reducir el fraude es importante identificar los escenarios clave que amenazan la diferentes áreas de la organización. En ese sentido, sabemos que los defraudadores, por regla general, buscan aprovechar las interrupciones, la vulnerabilidad y la incertidumbre, incluida la migración a gran escala del trabajo (home office) y el cambio masivo del comportamiento de los consumidores hacia los canales digitales, campos fértiles para los ciberataques.

Estos son algunos de los escenarios de fraude que estamos viendo en este momento, que probablemente prosperarán en los próximos meses, y posiblemente mucho más allá de la pandemia:

• Mayor fraude perpetrado por los proveedores, como el fraude relacionado con la calidad, mediante el cual los proveedores proporcionan materiales de calidad inferior que no son los descritos originalmente.

• Proveedores que invocan fraudulentamente una cláusula de fuerza mayor para salir de un contrato.

• Apropiación indebida de activos mediante la creación de cuentas de proveedores ficticios y/o el robo de información confidencial del cliente, racionalizado por tiempos difíciles o represalias contra la organización.

• Equipos que operan por debajo de la capacidad debido al ausentismo, lo que genera una acumulación de alertas desatendidas que pueden resultar en pérdidas por fraude y/o riesgo de cumplimiento normativo.

• Cambio del comportamiento de los clientes modificando la “línea de base” de lo que es normal, lo que lleva a modelos de detección de fraude desalineados y un aumento de falsos positivos y negativos.

• Aumento en los reclamos de servicio al cliente y en los cobros “indebidos” en las tarjetas de crédito.

• El fraude financiero, utilizado para mostrar un impacto artificialmente positivo en las ganancias futuras.

• Los cambios en los procedimientos y controles crean ventanas de oportunidad, mientras que los despidos y las presiones financieras aumentan la capacidad de racionalizar la mala conducta.  Estas condiciones pueden dar lugar a un aumento de la apropiación indebida de activos, la gestión de ganancias, la colusión u otras conductas indebidas.

Una buena preparación en tiempos de COVID-19 debería incluir, entre otros, los siguientes 5 pasos:

1. Prepararse para un trabajo remoto prolongado
2. Educar a la fuerza laboral sobre las amenazas
3. Comunicarse permanentemente con todas las partes interesadas
4. Estar atento a la extensa red de socios comerciales
5. Optimizar los procesos de detección de fraude

Los cambios en los patrones transaccionales que estamos viendo con COVID-19, incluyendo los aspectos de comercio electrónico también implican que los modelos de detección de fraude existentes requerirán una recalibración para realinearlos con la “nueva normalidad”; que a su vez puede reducir la cantidad de alertas de fraude de falsos positivos y aumentar la eficacia de los programas de detección de fraude.

La clave para navegar esta crisis es tratarla no como una calamidad con riesgo de fraude, sino como una disciplina en términos de flexibilidad, preparación y capacidad de respuesta. Por lo tanto, mientras se monitorea las dinámicas cambiantes, los comportamientos y el impacto del fraude de la pandemia de COVID-19, se está preparando para desarrollar sus capacidades, invertir estratégicamente y ajustar su respuesta continuamente.

Las empresas que emergen fortalecidas del desafío pueden usarlo como trampolín para preparar mejor a sus equipos, tecnologías y planes para los riesgos de fraude del futuro, sin importar lo que les depare el futuro. Para evitar que la crisis sanitaria global se convierta en una crisis de fraude debemos ser muy estrictos en la búsqueda y adopción de controles. La historia nos enseña que “en arca abierta, hasta el justo peca”.