¿Qué tan importantes son los controles sobre reportes financieros dentro del ambiente de control interno?

Como parte de las mejoras continuas en su sistema de control interno de procesos críticos, muchas compañías, por no decir todas, invierten una cantidad considerable de dinero en la evaluación de controles financieros, la cual se ejecuta mediante la recopilación, estudio y análisis en detalle de la información disponible sobre sus sistemas y mecanismos de control interno. Ello tiene por finalidad conocer la situación real de sus controles, establecer su grado actual de madurez y evaluar, según sea el caso, los impactos de las oportunidades de mejora que se puedan detectar en sus estados financieros.

Los controles de los reportes financieros son ejecutados por personas que se encargan de validar la integridad y exactitud de las fuentes de información provenientes de diferentes sistemas de información, las cuales permiten la elaboración oportuna de los reportes gerenciales que informarán el estado de la situación financiera de las empresas.

Toda la información recibida por los diferentes sistemas cuenta con controles específicos orientados a validar la información o su proceso de verificación. Entre estos están incluidas las revisiones analíticas de saldos, comparaciones de la información financiera con respecto a reportes operativos de negocios y comparaciones con el presupuesto aprobado por la alta gerencia.

Por ejemplo, el control mensual sobre el análisis de cuentas significativas es realizado por uno o varios analistas contables con el fin de detectar variaciones significativas, obtener la justificación de estas variaciones y elaborar planes de acción correctivos para clarificar y sincerar los saldos contables de las cuentas del balance general de una empresa. Ejecutar esta actividad implica la necesidad de contar con reportes de diferentes módulos operativos, los cuales son contrastados con el detalle contable de una cuenta del balance.

La evaluación de un adecuado control financiero permite dejar evidencia de lo siguiente:

• Adecuada estructura organizacional; por lo tanto, adecuada segregación de funciones de los procesos significativos de negocio.
• Cumplimiento de los niveles de autorización para operaciones relacionadas con los procesos críticos de negocios previamente aprobados por la alta gerencia.
• Alineación de los procesos con las políticas y procedimientos vigentes y matrices de controles y riesgos significativos.
• Apropiado proceso de supervisión de las actividades críticas de los procesos de negocios significativos y su documentación de soporte.
• Correcta evaluación de los riesgos relacionados con tecnologías de la información que tienen un impacto en los procesos críticos de los negocios con respecto a la confidencialidad e integridad.

La evaluación de los controles financieros se fundamenta en las recomendaciones del Informe COSO (Committee of Sponsoring Organisations), un marco integrado de control interno generalmente aceptado que provee una base de evaluación de ambientes de control interno en función a objetivos.

Sin duda, los controles financieros permiten evidenciar la integridad y exactitud de los reportes operativos que alimentan los reportes financieros de las empresas y que también constituyen un mecanismo de verificación muy poderoso para demostrar un alto nivel de compromiso gerencial en la transparencia de los estados financieros; por ello, es de gran importancia identificar clara y oportunamente las desviaciones y/o incumplimientos, así como tomar las medidas correctivas del caso. Recordando a Carlos Slim: “Todas las empresas cometen errores. El truco es evitar los grandes”.